Rapporter er så meget. Fysikrapporter, projektrapporter, seminar-rapporten ved 3. årsprøve og Dyrevelfærdsrådets brevdueavleranalyse. Fælles for dem er, at du skal samle noget stof sammen, organisere og bearbejde det og præsentere det for en målgruppe. Og det er faktisk ikke den store kunst – det er et håndværk, der kan læres. Her er en guide til håndværket: En række tips til, hvordan du kan skrive bedre rapporter.
Artiklen er den første i en serie på 12, der tilsammen udgør et minikursus.
Af Per Salling
En rapport er noget helt andet end en “stil”, “opgave” eller “artikel” – for ikke at tale om et “essay”. Det er en faglig og saglig, systematisk samling af konkrete informationer på ét sted, kommenteret efter formålet. Altså:
- faglig (dvs. relevant og ikke uvedkommende)
- saglig (dvs. troværdig, dækkende og neutral – i både udvalg, redigering og kommentering)
- samling (dvs. udvalgt blandt al mulig anden information af dig til at belyse netop det emne, du har valgt – eller er blevet bedt om – at belyse)
- konkrete informationer (dvs. kontante, reelle facts)
- på ét sted (dvs. umiddelbart og let tilgængeligt for læseren – let at læse, let at forstå, let at overskue – traditionelt på papir, men mere og mere også elektronisk)
- kommenteret efter formålet (dvs. begrundet, forklaret og konkluderet på, så det afleverede er umiddelbart brugbar for målgruppen)
Der er 3 slags rapporter:
Hvem er rapporten
fra? Hvem er den
til? Hvad skal den
bruges til?
De 3 spørgsmål skal
du tænke igennem,
før du tager fat
for alvor.
- Den rent beskrivende hvad-skete-der: Døgn- eller vagtrapporten, politibetjentens rapport efter en anholdelse, elevens fysikrapport osv. Den er velkendt og meget udbredt, og den er ofte skematiseret og ret ligetil. Den type kommer jeg ikke ind på her.
- Den beskrivende og forklarende, der fremlægger en række givne data og – som regel – forklarer dem: Den kan fx beskriver lønforskellen mellem mænd og kvinder og kommer med en årsagsforklaring, men ingen løsningsmodel.
- Den undersøgende og problemafklarende, der undersøger et bestemt problem og kommer med en løsningsmodel – den kan fx undersøge årsagerne til lønforskellen mellem mænd og kvinder, og den fremlægger typisk en stribe alternative løsningsmodeller.
Der er altså groft sagt ambitionsniveauet til forskel på de tre typer. Det gælder, uanset om du befinder dig på en skole/læreanstalt eller ude i erhvervslivet.
Afsender, målgruppe og formål
Hvem er rapporten fra? Hvem er den til? Hvad skal den bruges til? De 3 spørgsmål skal du tænke meget grundigt igennem, før du tager fat for alvor. Det kan være afgørende for din succes med arbejdet, at du er helt klar på dette punkt.
Skriver du som elev eller studerende, er målgruppen formodentlig lærer og censor, og formålet er umiddelbart at vise dem, at du ved noget om emnet og kan skrive om det – dvs. sætte dig ind i et stof og formidle det.
Men dit arbejde vil som regel også have karakter af en fiktiv virkelig rapport i en eller anden tænkt erhvervsmæssig sammenhæng. Dette er vigtigt! For det er almindeligt, at dens formidling tæller med ved karaktergivningen. “Formidling” vil i denne sammenhæng sige, at du helt klart viser, hvem væket er henvendt til, og hvad de skal vide efter at have læst det. Det er selvfølgelig et spil. Så ind ud af, hvad spillet går ud på, og levér varen!
Er du på jobbet, så er målgruppen enten kolleger, chefen eller en kunde. Og formålet er typisk at forsyne dem med baggrundsviden til selv at foretage sig noget: Komme videre med egne opgaver, træffe beslutninger, skrive kontrakter… Her er det lige så vigtigt at finde ud af, hvad modtageren skal bruge, så du kan levere varen præcist.
I begge tilfælde er det også vigtigt, at du gør det let for læseren. Lærere og censorer bliver glade, og det trækker næppe ned i karakteren. Eller: Kolleger, chefer og kunder bliver glade, og det er ingen skade til på jobmarkedet. Som en gammel kollega med fortid i konsulentbranchen plejede at sige: Det må gerne være et stort arbejdet at skrive en rapport – men det må sgu ikke være et stort atbejde at læse den!
Derfor skal du se din læser for dig! Selve det “At skrive” handler altid om at fortælle noget til nogen, og derfor er du simpelthen nødt til at forestille dig din læser helt fysisk, når du skriver. (Eksempel: En fremmed censor, midaldrende mand med skæg, nysgerrige øjne bag brillerne, en smule hængerøv i fløjlsbukserne – eller hvad du nu foretrækker.)
Hvis du glemmer
at se læseren for dig
som et virkeligt
menneske,
risikerer du at
falde ned i stoffet
og “drukne”.
Hvis du glemmer at se læseren for dig som et virkeligt menneske, risikerer du at falde ned i stoffet og “drukne”. Så bliver resultatet en ophobning af informationer, der er struktureret efter din egen interesse i stedet for modtagerens behov. Eller i værste fald slet ikke struktureret. Du glemmer, hvad du vil fortælle til hvem. Og det koster dyrt ved bedømmelsen – både på studiet og på jobbet. (Det gør det også sværere at skrive!)
Alt i alt: At skrive en rapport omfatter rigtig meget mere end bare dette: At skrive den. En meget stor del af det samlede arbejde ligger i forberedelse, planlægning, indsamling af oplysninger. Man siger faktisk, at “forarbejdet er det halve arbejde”. Det handler denne artikelserie (også) om.
NB: I de tilfælde, hvor du skriver direkte til en målgruppe, der skal bruge dit åndsprodukt i deres eget arbejde, er der en let genvej til succes: Test en “beta-version” på målgruppen! (I studiesammenhæng kan du til en vis grad gøre det samme ved at bruge et par medstuderende som “målgruppe”.)
Boksen
Hvad er formålet med dit arbejde? Tag et stykke papir og skriv det ned – detaljeret nok til, at du ville kunne vise det til en kollega eller studiekammerat og blive forstået. Du må ikke læse videre i næste artikel, før du har gjort det!
Hele serien:
1 Hvad er en god rapport?
2 Rapportens struktur
3 Rapportens formål
4 Hypotesen – det, du vil undersøge
5 En god model til en “synopsis”
6 Kilder og data
7 Rapportens hovedafsnit
8 Skriveprocessen
9 Godt rapportsprog
10 Kildehenvisninger
11 Serviceafsnittene
12 Mere om rapportskrivning
Se også:
Få feedback! Dine læsere er dine samarbejdspartnere
.
© Per Salling, Omatskrive.dk, 2010-2023
Visits: 2582