Godt sprog i e-mails, opslag og breve – “de 10 bud”

Godt sprog i e-mails og skriftlige meddelelser – dvs. korrekt og venligt, ligeværdigt og personligt – har jeg nævnt andre steder; og det er fint. Men hvordan gør man i praksis? Du har flere muligheder, alt efter situationen. Her er 10 forslag til, hvor du i hvert fald bør sætte ind for at forbedre det, du skriver til andre mennesker – hvad enten det er e-mails, So-Me-opslag, kunde- eller andre breve, opslag på sociale medier eller – ja, faktisk også forord og ledsagebreve til rapporter og lignende. Alt, hvad der er direkte henvendt til andre mennesker.

Af Per Salling

”Den skriftlige kommunikations 10 bud” dækker det, dine tekster skal kunne for at opfylde de 3 hovedkrav:

  • At flytte information effektivt fra dig til din læser.
  • At skabe den rigtige afstand (eller rettere nærhed) nærhed mellem dig og din læser.
  • At forsvare din egen troværdighed.

Her er en kort gennemgang som oplæg til de øvelser, jeg har linket til nederst. Den er em meget stærkt indkogt fond på basis af kapitel 5 i min bog “Bedre breve – bedre e-mails“.

1. Skriv til modtageren

Dine e-mails, breve m.v. skal tage udgangspunkt i modtagerens behov i den konkrete situation. Det betyder, du skal læse det du har skrevet igennem med kundens øjne og sørge for, at den information, der er vigtigst for kunden, kommer først, og at brevet rent faktisk handler om det, kunden har brug for, og ikke om dine egne og evt. dit firmas præstationer.

  • Sagsorienteret: På side 14 er der billeder af den nye bademode!
  • Afsender-orienteret: På side 14 viser vi den nye bademode!
  • Modtager-orienteret: På side 14 kan du se den nye bademode!

2. Skriv præcist og konkret

Det er ikke godt nok, at en tekst er forståelig – den skal være umulig at misforstå. Alle indvendinger fra kolleger, kunder og andre er relevante, når det gælder mangel på præcision eller muligheder for at misforstå teksten. Brug de muligheder der byder sig for at få læst teksten med friske øjne og gjort op med indforståethed, unødvendige fagord og fraser, omsvøb osv.

Når du menerskriver du selvfølgelig ikke
behandlergør til genstand for behandling
undersøgerforetager en undersøgelse
henvender sigforetager en henvendelde
meddeler/oplysergiver meddelelse om
øger produktionender sker en forøgelse af produktionen
læser foretager en gennemlæsning
overfejerforetager en overvejelse
anvender / brugertager i anvendelse

3. Skriv aktivt

Alt, hvad du skriver til kunder, klienter, samarbejdspartnere, venner – hvad enten det er e-mails, brochurer, annoncer eller rapporter – sender det signal, at ”vi bestiller noget” til glæde for omgivelserne. Det kan man bl.a. udtrykke ved at bruge en aktiv stil i stedet for en passiv. Og det skal da altid være klart, hvem der gør noget – hverken du selv eller dine kolleger skal være anonyme.

  • Efter besigtigelse af ejendommen får du en opgørelse af vedligeholdelsesomkostningerne.
  • Så snart viceværten har set på lejligheden, kan vi gøre op, hvor meget du får for selv at malestue og entré.

4. Skriv venligt

At være venlig er noget andet end at være høflig og formel. Sproget i breve og e-mails skal være direkte og menneskeligt, men det skal aldrig være klæbende og påtrængende. Man kunne sagtens skrive venligt i De-form, men du-formen er nu så udbredt, at De-formen i sig skaber afstand. Det er du nok ikke interesseret i.

  • Såfremt vi ikke har hørt fra Dem inden 8 dage, vil sagen blive henlagt.

Det kan godt være; men det er altså hverken venligt eller høfligt at “henlægge” folk. Skriv hellere:

  • Hvis vi ikke har hørt fra dig inden 8 dage, er vi (desværre) nødt til at lukke sagen.

5. Skriv personligt

Alle breve og e-mails er afsendt af et menneske og stilet til et andet; der er mennesker i begge ender af kommunikationen, og det skal man kunne mærke. Alle individuelle skriftlige henvendelser – uanset medie – skal være tænkt igennem i forhold til modtageren, og bruger I på din arbejdsplads standardtekster, skal de være tilpasset til nutiden og ikke lyde som noget, der er skrevet for 20 år siden.

Se eksemplerne til 5. bud!

6. Skriv ”mundtligt” og klart

Bruger du snørklede vendinger (”kancellistil”), når du taler i telefon med kunder, klienter, elever – eller lærere – når du deltager i møder, eller når du står bag din skranke eller sidder bag dit bord? Nok ikke. Hvorfor skulle du så bruge dem, når du skriver?

  • Da vi er uden svar på vores skrivelse af 01.12.2014, tillader vi os venligst at erindre Dem om sagen. – Kopi af tidligere mail fremsendes vedhæftet.

Sådan ville du nok ikke sige i telefonen.

7. Skriv kort og enkelt

Dine e-mails, SoMe-opslag
m.v. skal være:
– henvendt til læseren
– præcise
– i aktiv stil
– venlige
– personlige
– mundtlige
– enkle
– sammenhængende
– overskuelige
– sprogligt korrekte

Nogle mennesker har svært ved at læse, ikke mindst lange tekster. Og de fleste af os andre er dovne læsere! Derfor skal sproget i dine breve og e-mails være enkelt og redeligt. Men selvfølgelig – du skriver ikke ned til modtagerne!

  • Da de i lov om vandforsynings anførte grænseværdier ikke synes at være overskredet, kan jeg på vegne af Teknisk Forvaltning i det omfang, der foreligger fornøden dokumentation, give godkendelse til den af dig ansøgte dispensation om påbegyndelse af byggeprojekt, sagsnr. 12345.

Der står selvfølgelig både “jeg” og “dig”, men det ser bliver det jo ikke kortere og enklere af.

  • Du kan få dispensation til at gå i gang med dit byggeri, så snart vi har fået dokumentation for, at grænseværdierne i lov om vandsforsyning ikke er overskredet.

Altså – både “Teknisk Forvaltning” og sagsnummeret står jo øverst i brevet, ikk’? Hvorfor skal det gentages i teksten?

8. Skriv sammenhængende

Brevet eller e-mailen skal være bygget op, så sammenhængen er umiddelbart logisk for modtageren.

Det er slet ikke dumt at skele lidt til marketing-branchens gode gamle AIDA-model:

  • “Attention”: En god overskrift eller et oplysende indhold i “Vedr.”-rubrikken.
  • Interest”: Et indledende afsnit, hvor du gør det klart, at indholdet her er interessant for modtageren.
  • “Desire”: Et afsnit, hvor du fortæller, hvad modtageren skal gøre for at få et-eller-andet. “What’s in it for me?” Tænker vi allesammmen et par hundrede gange om dagen.
  • “Action”: Så skal modtageren bare lige gøre det-og-det, fx sende en eller anden oplysning til dig, betale 100 kr. til Dansk Røde Kors eller hvad ved jeg.

Hvis du skriver på vegne af et firma eller en organisation, skal stil og ordvalg hænge sammen med, hvordan I i øvrigt skriver – eller evt. påvirke den i mere nutidig retning.

9. Skriv overskueligt

En vigtig del af breve og e-mails er deres udseende og overskuelighed. De skal opdeles i afsnit, men ikke efter tilfældighedens princip. Hvert afsnit skal danne en afsluttet mening, og de skal skrives i den rigtige rækkefølge.

Se gennemgangen af AIDA-modellen ovenfor i det 8. bud: En logisk struktur, afsnitsinddelinger, punktopstillinger og lignende kan gøre en meddelelse meget mere appetitlig at læse.

10. Skriv korrekt

Der må selvfølgelig ikke være sproglige fejl i dine breve og e-mails – det nedsætter respekten for dig selv , for din arbejdsplads og for dit budskab. Hvis I sjusker med sproget, hvad kan I så ellers finde på at sjuske med? Eller, som jeg skriver på forsiden af denne hjemmeside:

Er du ligeglad med, hvordan du ser ud og lugter? Eller ser du ud og lugter, som du har besluttet at se ud og lugte? Du bestemmer selv. På samme måde er det med dit skriftsprog. Skriver du, som du kan? Eller som du vil? Du bestemmer selv. Og din læser bestemmer selv, hvad han eller hun synes om det – og om dig. Og om det firma eller den myndighed, du evt. repræsenterer.

Prøv dig selv på øvelserne i Godt Sprog her:

Øvelser i godt sprog

Tjek også de 50 gode råd om godt sprog i Skriv bedre Dansk – Tips om sproget.

.

© Per Salling, Omatskrive.dk, 2007-2023

Views: 55