Bedre breve – bedre e-mails!

Og – lad os bare se det i øjnene: Bedre SoMe-opslag!

Hvem er du? Mit gæt er, at du er ansat i et større eller mindre firma, en organisation eller en offentlig forvaltning, og at bedre breve og bedre e-mails – og måske også opslag på sociale medier – er en del af dit arbejde. Du har måske skrevet i hundredvis af den slags gennem årene – eller du er måske nyansat. og leder efter råd og vejledning, der kan føre dig lidt videre end den dér med, at “nu skal jeg nok vise dig hvordan vi altid har gjort det her hos Hansen & Sønner i Glostrup”.

Du kan selvfølgelig også bare være studerende på slentretur gennem Omatskrive.dk’s mange sider og i så fald: Vær velkommen og bliv hængende lidt. For der kan også godt være noget for dig.

Af Per Salling

Hvem er du, min læser?

Altså: Hvem er du? Og hvorfor skal du egentlig læse en bog om breve og e-mails? – Og om opslag på de sociale medier; for selv om der er en stor formel forskel (breve og e-mails skal som regel enten være eller give sig ud for at være henvendt specielt til læseren, mens opslag åbenlyst er til alle i målgruppen – alle abonnenter på den pågældende gruppe i det pågældende medie), har de alligevel forbløffende mange træk til fælles med breve og e-mails. De vellykkede af dem, i hvert fald.

Det er de færreste ”skrivende” arbejdspladser der giver nyansatte skrivende medarbejdere en systematisk oplæring i at skrive. De må gradvist finde frem til deres egen stil eller gå i ”mesterlære” hos ældre kolleger og få at vide at ”sådan plejer vi at skrive hér”.

Og det kan være meget godt! Erfaringen viser at det kan give nogle ganske fornuftige resultater. For det er jo slet ikke sådan at det generelt er fuldstændig umulige breve og e-mails der sendes rundt til kunder, klienter, kolleger og samarbejdspartnere. Tværtimod – mange er faktisk udmærkede. En vældig fordel ved at lytte til de “gamle rotter” er, at de ved noget om kunderne som du slet ikke ved endnu.

Tre problemer ved mesterlære i kommunikation

Alligevel er der mindst 3 problemer ved den måde at lære at skrive direkte til andre mennesker på.

For det første er der ingen garanti for at alle breve og e-mails fra den samme organisation kommer til at udtrykke den samme tone og den samme holdning til hvordan man skriver til andre. Hvert kontor, måske hver enkelt medarbejder, kan udvikle sin egen stil.

bedre breve og bedre e-mails er en vigtig del af bedre kommunikation i det hele taget.

For det andet medfører ”mesterlæren” en vis konservatisme. Nye kolleger bliver lært op i det de ældre lærte i 90’erne – og disse har selv fået stilen overleveret af dem der lærte den i 60’erne og 70’erne. På den måde er erhvervslivets og det offentliges skrivestil kommet bagud i forhold til sprogets udvikling; og det fører til en afstand mellem dem der skriver, og dem der læser – en afstand, som ingen egentlig har ønsket. Det er bare blevet sådan.

Sidst, men ikke mindst skaber det usikkerhed hos mange når de ikke føler at de har de rigtige redskaber til at gøre deres arbejde godt nok. Flere undersøgelser har vist at der kan være meget stor forskel på hvor godt man føler sig ”klædt på” til at passe den del af ens arbejde der består i at skrive breve og e-mails. Og usikkerhed på egne evner er ét af de elementer der kan føre til manglende tilfredshed med jobbet og – hvis tingene bliver sat på spidsen – til stress.

Formålet med Bedre breve – bedre e-mails er at give dig et middel til at komme den tvivl til livs. Du kan læse bogen fra en ende eller du kan bruge den som opslagsbog. Sidder du i en afdeling sammen med andre der også skriver vil det være en god idé at bruge bogen i fællesskab; nogle steder udtrykker jeg mig lidt provokerende for at sætte tanker og diskussioner i gang.

Det er meget sjældent sådan at der kun er én rigtig løsning på et problem. Der er heller ikke én rigtig måde at skrive fx et kundebrev på. Men alt efter situation og modtager er der som regel nogle måder der er mere hensigtsmæssige end andre og dem kan Bedre breve – bedre e-mails forhåbentlig hjælpe dig med at finde.

Og hvor meget forstand har jeg så på bedre breve og bedre e-mails?

I 10 år arbejdede jeg med breve og e-mails som sprog- og kommunikationskonsulent i et større dansk forsikringsselskab: Skrevet breve og e-mails, rettet dem, omskrevet standardbreve i stort tal, udarbejdet en brevpolitik og undervist i brevskrivning.

Før og efter var jeg lærer i kommunikationsfag på Københavns Erhvervsakademi (eller Byggeteknisk Højskole, som den her før). Det handlede også – blandt meget andet – om breve og snden byggesagskommunikation. Og ind imellem og samtidig med har jeg arbejdet som freelance sprogkonsulent, underviser og tekstforfatter. Den tid brugte jeg i høj grad på kommuners, firmaers, myndigheders og organisationers borger-, kunde- og medlemskommunikation.

Bedre breve – bedre e-mails bygger altså på mange års succeser og fiaskoer, forsøg og faglige diskussioner. Den bygger på min undervisning, på mit arbejde med revision af andres brev- og mail-stil og mine erfaringer som aktiv tekstforfatter og brevskriver; og den bygger ikke mindst på den sparring jeg har fået fra kolleger, kursister, studerende og samarbejdspartnere hen ad vejen.

En stor tak til dem alle!

Hvordan bruger du denne bog?

Bedre breve – bedre e-mails er bygget op så du kan bruge den efter behov. Du kan

  • læse den fra en ende og få en generel indføring i moderne en-til-en-erhvervskommunikation
  • finde det emne i indholdsfortegnelsen som du skal bruge og læse det relevante afsnit som en “artikel” om emnet
  • arbejde med øvelserne rundt om i bogen og finde løsningsforslag på hjemmesiden. De er under flytning fra den gamle hjemmeside – se under “Øvelser” i menuen eller brug linket nedenfor.

Forresten: Savnede du et komma eller to her ovenfor? Læs om “Frit komma” og få forklaringen!

Læs mere her:

.

© Per Salling, Omatskrive.dk, 2007-2023

Visits: 45