Godt sprog 4b: Skriv venligt - Omatskrive.dk: Skriv bedre, skriv lettere

Løsningsforslag

Her er de 5 afsnit med mine kommentarer og forslag til omskrivning. Skriv venligt! Er du enig? Læs side 88-92 i “Bedre breve – bedre e-mails”, hvis du vil vide mere om dette problem.

Gå tilbage til forsiden via linket nederst og fortsæt øvelsen med næste punkt.

Følgende materialer hjemkaldes, idet udlånsfristen er overskredet. Der gøres opmærksom på bibliotekets udlånsregler.

Forslag:

Du er kommet til at overskride bibliotekets udlånsfrist for de følgende materialer, og vi vil derfor bede dig om at aflevere dem hurtigst muligt.

Husk, at du kan forlænge lånefristen over internettet, så længe den ikke er overskredet. Se udlånsreglerne på bibliotekets internetside, eller få en folder hos os.

Kommentar:

Der er ingen grund til ikke at være præcis. Udlånsfristen er ikke overskredet helt af sig selv – du har overskrevet den. Fy! (Men du er kommet til at gøre det, så det er kun et “lille fy” …)
Det koster ikke noget at være høflig. Alle ved jo godt, at “vi vil bede dig om” er en høflig omskrivning af “du skal, og bøden stiger uge for uge”.
Bibliotekets udlånsregler … det er noget med bøder, ikk’? Jo, men det er også noget med selvbetjening på internetttet; og i øvrigt er de altså lette at få fat på, reglerne. Service, tak!

I anledning af De den 01.06.2000 er visiteret til plejehjemmet “Kildevang” skal det herved meddeles, at pensionen for juli måned 2000 ikke udbetales kontant, men anvendes som delvis dækning af opholdet på hjemmet.

Forslag:

Jeg er glad for at kunne oplyse, at De nu har fået den bolig på plejehjemmet “Kildevang”, De har søgt om. De kan flytte ind 1. juni 2000.

Som De ved, er huslejen højere end Deres offentlige pension. Det betyder, at De fra og med juli måned ikke længere får pensionen udbetalt, da den bliver brugt til delvis betaling af huslejen.

Kommentar:

Hovedbudskabet er helt forkert – og negativt – i originalen: Nu får du ikke udbetalt din pension mere. Men det skal være positivt: Tillykke, du har fået den dejlige plejehjemsbolig, du har søgt om!
Der er ingen grund til at “meddele” modtageren, at pensionen går til at betale husleje – det fik han at vide, da han søgte om plejehjemspladsen. Han skal bare lige have at vide, at det får virkning fra 1. juli, for nu har han jo fået sin nye bolig.
“Visitere” er socialrådgiver-fagsprog, som intet har at gøre i breve til borgerne. I almindeligt dagligsprog er “visitere” nemlig noget, betjente gør, når de befamler folk for at finde våben eller narko.
Bemærk sprogfejlen i begyndelsen af originalteksten; det skal selvfølgelig hedde “I anledning af at De den 1. juni 2000 er visiteret …”

Vi har endnu ikke modtaget Deres indbetaling. Deres forsikring fortsætter alligevel til og med den 02.11.2003. Hvis betalingen er på vej, så se bort fra dette brev. Ellers benyt det vedhæftede indbetalingskort til betaling af den skyldige præmie.

Forslag:

Vi har stadig ikke modtaget præmien for din familieforsikring. Hvis vi ikke modtager den senest 2. november 2003, er vi nødt til at lade forsikringsaftalen ophøre, og så har du og din familie ikke længere en indbo- og ansvarsforsikring hos os. Har du betalt inden for de sidste dage, må du undskylde ulejligheden. Hvis ikke, vil jeg bede dig benytte det vedhæftede girokort.

Kommentar:

Originalteksten er temmelig uvenlig, afsnubbet og bydende – ikke mindst slutningen: “Hvis betalingen er på vej, så se bort fra dette brev. Ellers benyt …” Men uvenligt er uhøfligt, og denne rykker er unødvendigt uhøflig!
På den anden side er konsekvensen i originalbrevet ikke trukket skarpt nok op, tværtimod: Selv om du ikke betaler, har du alligevel forsikring helt frem til 2. november! Den skal vendes, så konsekvensen af manglende indbetaling bliver glasklar.
Derfor er det også nødvendigt at være præcis om, hvad modtageren mister ved ikke at betale – i dette tilfælde indbo- og ansvarsforsikring for hele familien.
Vi stopper ikke hans forsikring, fordi vi er onde eller ligeglade; men vi er nødt til at gøre det, hvis han ikke betaler. Sådan er det altså bare – det kan vi desværre ikke gøre noget ved!
Sidst, men ikke mindst: Manden kunne jo strengt taget have betalt i går, så indbetalingen har krydset rykkeren. I så fald er der selvfølgelig slet ingen grund til at hundse med ham; undskyld ulejligheden!

Under henvisning til Deres tidligere korrespondance med Styrelsen, herunder den af Dem fremsendte beskrivelse af sagsforløbet, samt til Deres e-mails af 18. juni og 3. august 2004, kan det oplyses, at sagen er blevet overgivet til besvarelse i Juridisk Afdeling.

Forslag:

Tak for din seneste henvendelse, hvor du klart gør rede for, hvordan du har oplevet sagsforløbet. Set fra vores side er sagen imidlertid så kompleks, at vi har været nødt til at overlade den til Juridisk Afdeling. Jeg har selvfølgelig videresendt hele vores korrespondance, både din beskrivelse af sagsforløbet og dine e-mails, sammen med sagens øvrige akter. Din kontaktperson i Juridisk Afdeling vil være Knud Knudsen …

Kommentar:

Her er en sag, der åbenbart er ved at eskalere. Men uanset hvor grov den anden part er, er det vigtigt at optræde venligt for ikke at puste yderligere til ilden. Derfor skal der en venlig og anerkendende indledning til.
Du har været “nødt til” at give sagen videre til specialister. (Underforstået: Denne sag overskrider dine egne formelle kompetencer.)
Og så antyder du god service ved “selvfølgelig” at videresende alle sagens akter (modtageren skal altså ikke begynde forfra med at skælde ud på en eller anden “kontorius”), og du oplyser, hvem modtageren fremover vil høre fra.

Såfremt man ikke hører fra Dem inden for den fastsatte frist, vil sagen blive afgjort på det foreliggende grundlag. Med venlig hilsen …

Forslag:

Vi vil bede dig om at komme med dine bemærkninger til sagen inden den fastsatte frist – skriftligt, evt. pr. e-mail direkte til mig: xxx@styrelse.dk. Hvis vi ikke hører fra dig, vil vi gå ud fra, at du ikke har nogen bemærkninger, og så vil vi afgøre sagen på det foreliggende grundlag. Med venlig hilsen …

Kommentar:

“Man” sender ikke troværdige venlige hilsner. Det kræver mindst et “vi”, helst et “jeg”.
I dette tilfælde er det meget let at ændre oplysningen om fristen fra en trussel om ikke at blive hørt til et tilbud om at blive hørt. – Men tilbuddet forudsætter selvfølgelig, at modtageren reagerer inden fristen.
Et tilbud om direkte kontakt til brevskriveren er i sig selv et signal om åbenhed og venlighed: Jeg findes, og du må gerne skrive til mig!

Tilbage