1. Hvad er en rapport?

Rapporter er så meget. Fysikrapporter, projektrapporter, undersøgelsesrapporter. Seminar-rapporten ved 3. årsprøve og Dyrevelfærdsrådets brevdueavlerrapport. Fælles for dem er, at du skal samle noget stof sammen, organisere og bearbejde det og præsentere det for en målgruppe. Og rapportskrivning er ikke den store kunst – det er et håndværk, der kan læres. Her er en guide til rapportskrivning – en række tips til, hvordan du kan skrive bedre rapporter.

Artiklen er den første i en serie på 12, der tilsammen udgør et mini-rapportkursus.

Af Per Salling

En rapport er noget helt andet end en “stil”, “opgave” eller “artikel” – for ikke at tale om et “essay”. En rapport er en faglig og saglig, systematisk samling af konkrete informationer på ét sted, kommenteret efter rapportens formål. Altså:

• faglig (dvs. relevant og ikke uvedkommende)
• saglig (dvs. troværdig, dækkende og neutral – i både udvalg, redigering og kommentering)
• samling (dvs. udvalgt blandt al mulig anden information af dig til at belyse netop det emne, du har valgt – eller er blevet bedt om – at belyse)
• konkrete informationer (dvs. kontante, reelle facts)
• på ét sted (dvs. umiddelbart og let tilgængeligt for læseren – let at læse, let at forstå, let at overskue – traditionelt på papir, men mere og mere også elektronisk)
• kommenteret efter rapportens formål (dvs. begrundet, forklaret og konkluderet på, så rapporten er umiddelbart brugbar for målgruppen)

Der er 3 slags rapporter:

1. Den rent beskrivende hvad-skete-der-rapport: Døgn- eller vagtrapporten, politibetjentens rapport efter en anholdelse, elevens fysikrapport osv. Den type rapport kommer jeg ikke ind på her.
2. Den beskrivende og forklarende rapport, der fremlægger en række givne data og – som regel – forklarer dem: Fx en rapport, der beskriver lønforskellen mellem mænd og kvinder og kommer med en årsagsforklaring.
3. Den undersøgende og problemafklarende rapport, der undersøger et bestemt problem og kommer med en løsningsmodel – fx en rapport, der undersøger årsagerne til lønforskellen mellem mænd og kvinder og fremlægger en stribe alternative løsningsmodeller

Der er altså groft sagt ambitionsniveauet til forskel på de tre typer rapportskrivning.

Afsender, målgruppe og formål

Hvem er rapporten fra? Hvem er den til? Hvad skal den bruges til? De 3 spørgsmål skal du tænke igennem, før du tager fat for alvor.

Skriver du som elev eller studerende, er målgruppen formodentlig lærer og censor, og formålet er at vise dem, at du ved noget om emnet og kan skrive en rapport – dvs. sætte dig ind i et stof og formidle det.

Hvem er rapporten
fra? Hvem er den
til? Hvad skal den
bruges til?
De 3 spørgsmål skal
du tænke igennem,
før du tager fat
for alvor.

Men rapporten vil som regel også have karakter af en fiktiv virkelig rapport i en eller anden tænkt erhvervsmæssig sammenhæng. Dette er vigtigt! For det er almindeligt, at rapportens formidling tæller med ved karaktergivningen. “Formidling” vil i denne sammenhæng sige, at du helt klart fortæller, hvem rapporten er henvendt til, og hvad de skal vide efter at have læst den. Find ud af, hvad spillet går ud på, og levér varen!

Er du på jobbet, så er målgruppen enten kolleger, chefen eller en kunde. Og formålet er typisk at forsyne dem med baggrundsviden til selv at foretage sig noget: Komme videre med egne opgaver, træffe beslutninger … Her er det lige så vigtigt at finde ud af, hvad modtageren skal bruge, så du kan levere varen præcist.

I begge tilfælde er det vigtigt, at du gør det let for læseren at læse din rapport. Lærere og censorer bliver glade, og det trækker næppe ned i karakteren. Eller: Kolleger, chefer og kunder bliver glade, og det er ingen skade til på jobmarkedet.

Derfor skal du se din læser for dig! Selve det “At skrive” handler altid om at fortælle noget til nogen, og derfor er du simpelthen nødt til at forestille dig din læser helt fysisk, når du skriver. (Eksempel: En fremmed censor, midaldrende mand med skæg, nysgerrige øjne bag brillerne, en smule hængerøv i fløjlsbukserne – eller hvad du nu foretrækker.)

Hvis du glemmer
at se læseren for dig
som et virkeligt
menneske,
risikerer du at
falde ned i stoffet
og “drukne”.

Hvis du glemmer at se læseren for dig som et virkeligt menneske, risikerer du at falde ned i stoffet og “drukne”. Så bliver resultatet en ophobning af informationer, der er struktureret efter din egen interesse i stedet for modtagerens behov. Eller i værste fald slet ikke struktureret. Du glemmer, hvad du vil fortælle til hvem. Og det koster dyrt ved bedømmelsen – både på studiet og på jobbet. (Det gør det også sværere at skrive rapporten.)

Alt i alt: At skrive en rapport omfatter rigtig meget mere end bare dette: At skrive den. En meget stor del af det samlede arbejde ligger i forberedelse, planlægning, indsamling af oplysninger. Man siger faktisk, at “forarbejdet er det halve arbejde”. Det handler denne artikelserie (også) om.

NB: I de tilfælde, hvor du skriver direkte til en målgruppe, der skal bruge dit åndsprodukt i deres eget arbejde, er der en let genvej til succes: Test en “beta-version” af rapporten på målgruppen! (I studiesammenhæng kan du til en vis grad gøre det samme ved at bruge et par medstuderende som “målgruppe”.)

Hele serien:

1 Hvad er en rapport?
2 Hvordan er den typiske rapport bygget op?
3 Hvad går opgaven ud på?
4 Hypotesen – det, der gør problemformuleringen interessant
5 Så skal der skrives! En god model til en “synopsis”
6 Kilder og “data” – eller: Hvorfor Google og chatbots ikke er kilder!
7 Rapportens hovedafsnit: Så går det løs!
8 Skriveprocessen
9 Godt rapportsprog
10 Kildehenvisninger
11 Serviceafsnittene – alt det, der er uden om det, der er indeni
12 Mere om rapportskrivning

Se også:

Dine læsere er dine samarbejdspartnere

© Per Salling, Omatskrive.dk, 2010-2023

Hits: 2504