"Breve" - teknisk set

(Dette er de første par sider af kapitlet "Breve og e-mails - hvad er hvad?")

Et brev er med Nudansk Ordbogs ord "en skriftlig meddelelse sendt i en konvolut".

Konvolutten er vigtig. Et brev er en meddelelse, som man aktivt skal gøre noget ved - åbne den - før man finder ud af, hvad den handler om.

Som regel er brevet også hemmelighedsfuldt, næsten lidt blufærdigt. Det står sjældent uden på konvolutten, hvad indholdet går ud på. Man er nødt til at gå aktivt til værks for at finde ud af det.

Det betyder, at man er trukket ind i selve læseprocessen, før man overhovedet har fundet ud af, hvad brevet handler om. Man har det i hånden. Man har læst overskriften, de første par linjer og underskriften. Man er nogenlunde klar over omfanget: 1, 2 eller 3 ark. Og når først man er nået så vidt, er man faktisk nødt til aktivt at fravælge at læse brevet færdigt, hvis man ikke vil læse det.

Når man sender et brev, har man en række muligheder for ikke-sproglige virkemidler. Brevet kan fx være håndskrevet. Er det printet, kan man vælge skriftstørrelse og -type, og teksten kan sættes mere eller mindre elegant op. Papiret kan være tykt eller tyndt, glittet, lyserødt eller parfumeret. Der kan være vedlagt ting og sager.

Brevet er besværligt at have med at gøre for afsenderen. Ordene skal nedfældes på papir - enten med håndskrift eller gennem en printer. Papiret skal lægges i en konvolut, som skal lukkes, adresseres, frankeres og afleveres til postvæsenet. Det gør brevet lidt mere "seriøst" - for afsenderen har jo virkelig gjort sig umage med at sende dig "et rigtigt brev". På den anden side kræver det også noget af dig at besvare brevet på samme måde.

Et brev kommer som regel med postvæsenet, én gang om dagen. "Er posten kommet?" Så har du styr på, hvad der kan dukke op dén dag. - Men et brev kan faktisk også sendes elektronisk. Du kan fx sende din næste jobansøgning som en vedhæftet pdf-fil. E-mailen med teksten "Her er en ansøgning om den stilling som natbager, I har slået op. Venlig hilsen, Navn Navnsen" fungerer som konvolut, og selve brevet - den vedhæftede fil - skal modtageren åbne for at kunne læse.

Og så er der selvfølgelig en masse forskellige typer breve: Tilbudsbreve, rykkerbreve, salgsbreve, kærestebreve, julekort osv. Men det har med indholdet at gøre - ikke den rent fysiske forekomst af et eller flere ark papir i en konvolut.

Breve kan i grove træk opdeles i 4 typer.

Formelle breve, uformelle breve, "billetter" og brevkort

En del situationer er "formelle". Det er fx dem, hvor afsender og modtager ikke har været i kontakt med hinanden tidligere, eller hvor de af en anden årsag ikke har nået at opbygge et indbyrdes forhold - en nærhed. Derfor kommer brevets sociale indhold til at dreje sig om respekt og "ansigt".

Formelle breve er for eksempel

  • de breve, firmaer skriver til hinanden og til kunderne
  • Til Hansen & Sønner, Glostrup
    Vedr. betaling af faktura 12345-6
    Den 12. august 2006 skrev I til os, at ...
  • de breve, borgere og myndigheder skriver til hinanden
  • Til Rynkeby Kommune, Skoleforvaltningen
    Jeg skriver til jer, fordi min søn Jens Jensen ...
  • de breve, vi mennesker i det hele taget skriver til hinanden, når vi ikke kender hinanden personligt.
  • Kære Jens Sørensen
    Jeg skriver til dig, fordi jeg har set dit maleri "Gravhund
    på syre" på udstillingen i Skovshoved, og fordi jeg
    kunne tænke mig at bruge det som forsideillustration ...

    Formelle breve kan være formuleret mere eller mindre venligt; men de har alle sammen en vis formel skriftlig stil til fælles, fordi der er en vis afstand mellem afsender og modtager.

    De har også det til fælles, at det åbenlyse indhold altid rummer et formelt formål, enten orienterende eller "sagsbehandlende" i videste forstand: Du skriver, fordi du er nødt til at orientere modtageren om noget, eller fordi du vil opnå et eller andet.

    Det sociale indhold i den slags breve udtrykker respekt, repræsentation eller "ansigt". Det handler om forholdet - afstanden - mellem afsender og modtager. Kort sagt: Kender vi hinanden, eller kender vi ikke hinanden? Det står ikke i teksten; men det ligger i tone og stil.

    Uformelle breve har et helt andet socialt indhold. Det handler ikke længere om at vise respekt og vise sit eget ansigt; det handler om at vise og fastholde en følelse af samhørighed og fællesskab. Afstanden mellem afsender og modtager er blevet mindre.

    Uformelle breve er for eksempel

  • de breve, vi sender til familie og venner
  • Kære kone!
    Tak for dit dejlige julebrev, som nåede mig i Genua.
    Her om bord er alt ved det sædvanlige ...
  • de breve, vi sender til samarbejdspartnere/kunder/sagsbehandlere, vi har kendt i længere tid og har fået et personligt forhold til
  • Rynkeby skoleforvaltning, att. Anni Knudsen
    Hej Anni! Så er Jens ved at være på plads i den nye klasse, og jeg
    vil godt sige dig tak ...
  • de breve, vi i det hele taget sender til mennesker, vi kender og sætter pris på.
  • Hej Jens
    Her er så et prøvetryk af omslaget. Jeg synes selv, at gravhunden
    er faldet lidt brun ud, måske ikke helt "syret" nok ...

    Hvad enten de er formuleret venligt eller mindre venligt i situationen, er de som regel holdt i en meget mindre formel tone end de formelle breve. Der er heller ikke altid et formelt indhold; vi kan finde på at skrive til hinanden, bare fordi vi har lyst.


    Denne brevtype er stærkt på retur, og den vil formodentlig snart være helt udkonkurreret af e-mail.

    "Billetten" er en brevform, der er uddød for længst, udkonkurreret af telefonen. Det var en kort, hurtig meddelelse, der som regel hastede, og som man fik sendt hen til modtageren med bud. Jeg tager den med som brevtype her, fordi den i dén grad er genopstået i de elektroniske medier. Det vender jeg tilbage til lige om lidt.

    Situationen forudsatte selvfølgelig, at modtageren på forhånd var klar over afsenderens identitet og vidste, hvilken sammenhæng billetten indgik i. Stilen var som regel meget kort og uformel (efter datidens målestok!), og den forudsatte derfor en høj grad af nærhed - også fordi det knappe format som regel forudsatte en vis indforståethed.

    Her er en billet, som jeg fandt i en af min oldefars bøger: Udateret og bragt ud med bud en dag i slutningen af 1800-tallet. Følelsen af nærhed og venskab er så stærk, at afsenderen tillader sig en næsten uhøfligt kortfattet stil.

    Kære Salling,
    saa regner jeg med, at vi ses her hos os til et Glas Vin efter
    Forestillingen i Aften. De er nok saa god at invitere Aakjærs med.
    Kryger

    Brevkortet er atypisk af flere grunde. For det første er det ikke så hemmelighedsfuldt som "rigtige" breve - det er jo ikke i konvolut - og for det andet kan det bruges i vidt forskellige sammenhænge og med vidt forskellige åbenlyse og underforståede formål.

    I den første situation er det åbenlyse og det sociale indhold det samme: Hej med jer - vi kan godt li' jer, og vi vil gerne være på feriepostkort og julekort med jer. Der er altså en forsikring om nærhed, og den bliver værdsat.

    I den anden situation er "forsikringen om nærhed" en påstand. For Printapronto Tryksager og marketingafdelingen i Tabasco A/S sender jo julekort til alle forretningsforbindelser rent rutinemæssigt, og det ved de også godt, når de får kort fra hinanden. Ikke at det ikke spreder hygge; men der er en gradsforskel.

    Servicekortene og flyttemeddelelsen - de adskiller sig grundlæggende fra de to andre ved, at de ikke direkte er beregnet på fremvisning; de indeholder bare ikke noget fortroligt. De er i øvrigt ved at uddø, udkonkurreret af sms.

    De 2 lag i sproghandlingen "brev" fremgår af boksen herunder. Som du kan se, afhænger tone og stil fuldstændig af det sociale indhold. Derfor er det vigtigt, at der er en sikker sammenhæng mellem det åbenlyse og det sociale indhold - ellers vil stilen virke upassende i forhold til situationen.

    Brevets sproghandling
    Type Åbenlyst indhold Socialt indhold
    Formelt brev Formelt ("sagsbehandlende" i videste forstand), orienterende Respekt, repræsentation, "ansigt"
    Uformelt brev Formelt eller uformelt "sagsbehandlende" eller orienterende Samhørighed, fællesskab, socialisering
    Billet Lille, som regel hastende meddelelse, ofte delvist underforstået Stærk samhørighed
    Brevkort Forsikring om nærhed
    eller
    neutral ikke-fortrolig meddelelse
    Stærk samhørighed
    eller
    fravær af socialt indhold
    Brevets sproghandling er sammensat af de to indholdslag. Hvis der er uoverensstemmelse mellem dem, eller hvis der er uoverensstemmelse mellem afsenderens og modtagerens vurdering af det sociale indhold, vil modtageren mere eller mindre bevidst anse brevets tone for "upassende".

    E-mails - teknisk set

    En e-mail ankommer på en helt anden måde end et papirbrev: åben og uden nogen konvolut. I indbakken kan man umiddelbart se, hvem den er fra, og hvad den handler om (hvis afsenderen altså har udfyldt "Emne"-rubrikken). Hvis man har e-mailprogrammets læserude åben, ser man en del af - eller hele - indholdet umiddelbart, hvad enten man vil eller ej.

    I det hele taget virker e-mailen lidt mere anmassende. Ikke bare lægger den sig åben og læselig direkte på din skærm, så snart e-mailprogrammet er åbent; den kan også komme dumpende når som helst døgnet rundt med et lille "pling". Dens ublufærdighed gør det lettere at afvise den. Et brev, jeg ikke har bedt om, og som ikke interesserer mig, bliver alligevel åbnet - ellers kan jeg jo ikke se, hvad det er. En e-mail, der ikke interesserer mig, rammes hurtigt og let af delete-knappen.

    Men e-mailen er også lettere at besvare, hvis det er det, jeg vil. Bare skrive et par linjer og klikke på "Send". Det er denne hurtighed og lethed i korrespondancen, der somme tider får folk til at opfatte e-mails som "skriftlige telefonsamtaler" - eller mere rigtigt, skriftligt dokumenterede telefonsamtaler.

    Netop dette: "Bare skrive et par linjer og klikke på 'Send' " kan friste os til at tro, at e-mails er formløshed og kaos. Nogle mener endda, at det er "farligt" at sende e-mails, så længe der ikke findes en generel enighed om de formelle krav til e-mails på linje med dem, vi stiller til breve. For tænk nu, hvis vi misforstår hinanden ...

    For at komme videre er det altså nødvendigt at se lidt mere på, hvad en e-mail overhovedet er. For én ting er den fysiske fremtræden, jeg har omtalt ovenfor; noget helt andet er det kommunikationsmæssige indhold - sproghandlingen.

    Hvis du vil læse videre, er der ingen vej udenom: Du må have fat på brevbogen!