Godt rapportsprog

Skriv bedre rapporter 5

1. Skriv bedre rapporter
2. Sådan skriver du en rapport
3. Stof og henvisninger
4. Rapportens "normalstruktur"
5. Godt rapportsprog
6. Links og litteratur om rapporter og rapportteknik

Svært emne - let sprog

Hemmeligheden bag bedre rapporter er respekt for hovedreglen: Et svært emne kræver et let forståeligt sprog. Men let forståeligt for hvem?

Du kommer ikke uden om at forholde dig til, hvem der er målgruppen for din rapportskrivning. Fagsprog er selvfølgelig i orden, hvis du skriver til fagfæller. Men "fagfæller" er et elastisk begreb, så fagsprog skal under alle omstændigheder bruges med omtanke. Og det skal enten undgås eller forklares, hvis du skriver til andre!

En læser, der ikke forstår dig, kan let blive irriteret. Derfra er der et meget kort skridt til at føle sig fornærmet - og det er ikke en følelse, du vil fremkalde hos hverken lærer, censor, chef eller kunde - vel?

Pas specielt på med et højt abstraktionsniveau. Hver gang læseren er nødt til at stoppe op og tænke sig om ("hvad mener forfatteren egentlig med det her?"), er der en seriøs risiko for at irritere ham.

Skriv aktivt
Forkert: "Det skal i denne rapport dokumenteres, at..."
Rigtigt: "Jeg (eller vi) vil i denne rapport dokumentere, at..." - se Passivt sprog og aktivt sprog.
Skriv enkelt
Forkert: "Anlægges der et udviklingspsykologisk perspektiv, og vender man sig til de mindre børns verden, tegner der sig det billede, at de mht. udtalen fortrinsvis henter deres mønstre blandt kammerater..."
Rigtigt: "Hvis vi ser nærmere på de mindre børns sproglige udvikling, opdager vi, at de..." - se Bullshit! og Mere bullshit!.
Skriv korrekt
Undgå stavefejl og grammatiske fejl (fx kommafejl) - de gør i sig selv din tekst sværere at læse. Se En viskdenbaleig unsdelrøgelse om stanving og Dansk komma.

Skriveprocessen

Det her må du IKKE:

... tro, at det skal være rigtigt med det samme! Det skal det ikke!
... tro, at det skal være præcist med det samme! "... noget i retning af - eller lidt lissom ..." er bedre end ingenting. Meget, meget bedre.
... tro, at dit papir og din tid koster noget! Ryger der en halv A4-blok, hvad så? Går der en time med indledende omsvøb, hvad så? Resultatet bliver helt sikkert bedre, end hvis den time går med at glo på en blank side eller skærm.

Sådan skal du gøre i stedet:

Skriv indholdet (det, du ved om emnet - dine data, dine forklaringer, dine argumenter) ind i teksten i nogenlunde den rigtige rækkefølge. Lad være med at beskæftige dig med sprog, retskrivning og tegnsætning - kun indhold!
Flyt om på indholdet, indtil du er tilfreds. Supplér, hvis der mangler noget - slet, hvis du finder noget overflødigt. Så står der, hvad der skal stå - og i den rigtige rækkefølge. Lad stadig være med at beskæftige dig med sprog, retskrivning og tegnsætning - kun indhold!
Skriv teksten igennem. Først nu formulerer du indholdet om til sammenhængende tekst og får det til at lyde ordentligt. Skriv dit eget sprog! Lad være med at prøve at få det til at lyde fint. Forestil dig den tone, du kunne finde på at bruge, hvis du skal fortælle historien i telefonen til en fagfælle, som du ikke kender personligt.
Til sidst retter du sprog. Tjek stavning (stavekontrol og retskrivningsordbog) og kommasætning, så godt du kan.
Til allersidst får du læst korrektur. Når rapporten er færdig-færdig, og du selv har rettet så godt du kan, så få én, der kan det dér, til at læse korrektur og rette stavning og tegnsætning. Gør det, også selv om du fik 12 i dansk stil i gymnasiet - ingen kan læse ordentligt korrektur på noget, de selv har skrevet. Ingen! (Jeg kan heller ikek.)

Et sidste praktisk råd

Der er rigtig meget tid at spare på at lære Words forskellige funktioner at kende. Det vil jeg ikke komme nærmere ind på her, men der kan tjenes mange arbejdstimer ind ved at skaffe et "kioskhefte" til din Word-version og sidde og lege lidt med tingene en aften.

Et par eksempler:

Automatisk overskrift-formatering giver mulighed for både automatisk indholdsfortegnelse og automatisk afsnitsnummerering (og opdatering, hvis du tilføjer nye afsnit).
Placering af illustrationer kan drille - eller klares med et enkelt museklik. Billedtekster ligeså.
Fodnoter er selvfølgelig også bare et museklik.
Kapiteloverskriften gentaget i sidehovedet er praktisk for læseren i lange rapporter med lange kapitler. Vejen frem hedder "sektionsskift".

Og der er meget mere. Find det selv!

Til næste afsnit