Rapportens "normalstruktur"

Skriv bedre rapporter 4

1. Skriv bedre rapporter
2. Sådan skriver du en rapport
3. Stof og kildehenvisninger
4. Rapportens "normalstruktur"
5. Godt rapportsprog
6. Links og litteratur om rapporter og rapportteknik

Er der stillet formelle krav til rapporten fra den, der har givet dig opgaven? Er der krav om en bestemt struktur? Vil man fx have et resumé og evt. konklusionen forrest i rapporten? Eller vil man netop ikke? Hvis der er formelle krav, skal du selvfølgelig opfylde dem.

Hvis der ikke er formelle krav, vil jeg foreslå den disposition, der fremgår af rækkefølgen nedenfor.

Rapportens led

En rapport har 2 typer indhold: Selve det faglige indhold og "serviceafsnittene", som hjælper læseren med at finde rundt i den. Det hænger sådan sammen:

Serviceafsnit, 1. gruppe

Forside	I hvert fald titel, formål/anledning, forfatter, dato. Er det en skolerapport, så oplys skole og klassetrin.
Resumé	Resumeet er en kort oversigt over den faglige gennemgang og konklusionen (se nedenfor). Det bør indledes med en meget kort redegørelse for emnet, afgrænsningen og synsvinklen. Formålet er kun at fortælle læseren, hvad han kan bruge denne rapport til. Resumeet kan måske finde plads på forsiden, evt. i en "boks". Se Sådan skriver du et godt resumé
Forord	Forordet handler om rapporten (i modsætning til indledningen, der handler om stoffet): Hvad er formålet med rapporten? Hvordan er den afgrænset? Hvad kan den bruges til - og af hvem? Hvor har du fortrinsvis stoffet fra? Se Forord og indledning - hvad er hvad?
Indholdsfortegnelse	Rapportens overskrifter og evt. under-overskrifter skal stå i indholdsfortegnelsen præcis som inde i rapporten! Pas på med detaljeringsgraden; en rapport på 10 sider skal ikke have 2 siders indholdsfortegnelse. 2 niveauer er som regel OK, men 3 kan være nødvendige i meget store rapporter.

"Hoved, krop, hale"

Indledning	Indledningen handler om stoffet (i modsætning til forordet, der handler om rapporten): Den faglige baggrund, problemstillingen, den arbejdsmetode du har valgt - og hvorfor ("arbejdshypotese"). Se Forord og indledning - hvad er hvad? og Indledning, problemformulering, metode og konklusion
Den faglige gennemgang	Her er kernen så: "...en faglig og saglig, systematisk samling af konkrete informationer på ét sted, kommenteret efter rapportens formål." Hvad er formålet med din rapport? (Læs dit forord én gang til!) Beskrivelse - vurdering - instruktion - anbefaling... dit udvalg af stof, din kommentar og din analyse skal være formålstjenlig i forhold til din problemformulering. Du skal svare på det spørgsmål, som du selv, din chef, kunde eller lærer har stillet. Og kun det.
Konklusion	Konklusionen skal være et direkte, dækkende og velargumenteret svar på problemformuleringens spørgsmål. Så indled den med at gentage det/dem. Se Indledning, metode, problemformulering og konklusion Selve konklusionen (hvad er du kommet frem til?) Argumentation for den (kan man regne med, at den holder - og hvorfor?) Dens brugbarhed (hvad fører din konklusion til?) Dens konsekvenser (hvad bør hvem bruge den til?)

Serviceafsnit, 2. gruppe

Noter	Der er en gammel akademisk tradition for at anbringe noter i et særligt noteafsnit lige bag teksten. Men noter bør som hovedregel stå som fodnoter på den relevante side inde i rapporten. Det er jo dér, læseren har brug for dem.
Ordforklaring	Ordforklaringer bør helst være unødvendige. Er du nødt til at bruge fagudtryk, læseren ikke kan forventes at kende, er det god service at forklare dem, første gang de dukker op, og derefter samle ordforklaringerne i et afsnit sidst i rapporten.
Evt. stikordsregister	Stikordsregistret er en alfabetisk liste over vigtige emner og begreber - med sidetal, så læseren let kan finde netop det, han har brug for. Stikordsregistret skal være meget udførligt for at være brugbart, og der bør være dobbeltopslag - du ved jo ikke, om læseren vil søge på "tegnsætning", "komma" eller "grammatisk komma". I rapporter på under 20-25 sider er en udførlig indholdsfortegnelse bedre end et stikordsregister.
Kilde- og litteraturfortegnelse	Kildefortegnelsen er obligatorisk! Du skal altid gøre rede for, hvor du har dine oplysninger fra. Listen opstilles alfabetisk, som regel efter forfatterens efternavn (firmaets navn, hvis det er en firmaoplysning, fx en statistik fra Gallup). Internetsider kan du opstille i en liste for sig selv. Der skal være oplysninger nok til, at læseren kan finde frem til din kilde: Ved bøger årgang, forlag/udgivelsessted og sidetal, ved tidsskrifter titel, årgang, nummer og sidetal, ved internetsider den præcise adresse.
Bilag	Bilagene er egentlig ikke en del af rapporten - de er jo netop noget, der er bilagt (vedlagt). Så de kommer allersidst. De bør nummereres, så de er lette at henvise til inde fra rapporten. (Har du bilag, der ikke refereres til inde fra rapporten? Skal de så overhovedet være der?) Hvis der er mere end 2-3 bilag, bør du have en bilagsfortegnelse forrest i bilagsafsnittet.

Til næste afsnit