Sådan skriver du en rapport

Skriv bedre rapporter 2

1. Skriv bedre rapporter
2. Sådan skriver du en rapport
3. Stof og kildehenvisninger
4. Rapportens "normalstruktur"
5. Godt rapportsprog
6. Links og litteratur om rapporter og rapportteknik

"En rapport er en faglig og saglig, systematisk samling af konkrete informationer på ét sted, kommenteret efter rapportens formål." - Men hvordan skal netop din rapport være?

Hvad går opgaven ud på?

Når opgaven er stillet af andre: Læs opgaveformuleringen grundigt igennem. En vigtig del af al rapportskrivning er at levere den vare, man bliver bedt om - ikke noget andet, hverken mere eller mindre. Hvis opgaven ikke er formuleret præcist, så tal med den, der har stillet opgaven (eller præcisér den selv, hvis det er en del af opgaven at gøre det).
Når du selv skal formulere opgaven: Formulér den helt igennem, så du ved, hvor du vil hen. (Hvad er emnet? Hvad er "det store spørgsmål"? Hvem er den fra? Hvem er den til? Hvad skal den bruges til?)

Rapportens emne

Hvis du selv skal finde emnet og skrive problemformuleringen, så begynd med et afgrænse emnet præcist. Det er en forudsætning for at nå i mål på den tid, du har. det gør du i en trinvis proces, hvor du først afgrænser emnet mest muligt, derefter beskriver rapportens sigte eller formål, og til sidst snævrer den ind til et omfang, du kan overkomme. Sådan, for eksempel:

1	"Noget om arkitektur"	Første idé
2	Industribyggeri	Afgrænsning
3	Ny brug af tidligere industribygninger	Yderligere afgrænsning
4	Genbrug af forladte industribygninger til kulturelle formål	Yderligere afgrænsning
5	Vejledning til interesserede i genbrug af forladte industribygninger til kulturelle formål	Målgruppe
6	"Bolsjefabrikken" i Nordvest - de 5 vigtigste erfaringer mht. struktur, myndighedskontakt og økonomi	Fokusering

Problemformuleringen

Bemærk de 2 sidste punkter i indkredsningen af emnet. Det er her, du lægger dig meget præcist fast på, hvad du vil fortælle til hvem og hvorfor. Her er du nødt til at bruge en hel del tid og energi, for det er selve kernen i rapporten, du har fat i. Problemformuleringen. Bemærk også, at emnet er præciseret ud ad en tangent - væk fra det uforpligtende "noget om arkitektur" til det målrettede "noget om ny brug af tomme bevaringsværdige bygninger".

En problemformulering er det spørgsmål, du bruger hele rapporten til at besvare. Derfor er problemformuleringen dit vigtigste værktøj overhovedet undervejs i rapporten - den styrer, hvilke kilder og teorier der er relevante og hvilke observationer du har brug for. Og derfor kan du glemme alt om en god rapportkarakter, hvis du skriver problemformuleringen som det sidste i stedet for det første - din rapport bliver simpelthen noget vat!

Det tager sin tid at nå frem til en god problemformulering. Men den tid kommer godt igen.

Her er nogle eksempler baseret på "Bolsjefabrik"-eksemplet ovenfor.

Kan forladte industribygninger genbruges til kulturelle formål? (Svarmuligheder: Ja, nej, ved ikke - og hvor spændende er dét lige? Her kan du højst opnå at argumentere for det ene af synspunkterne mod det andet.)
Hvad gør Københavns Kommune for at få genbrugt forladte industribygninger til kulturelle formål? (Ikke meget bedre - her kan du ikke komme videre end til en kvalificeret opremsning af kommunens tiltag.)
Hvordan får man genbrugt egnede, forladte industribygninger til kulturelle formål? (Her begynder det at ske - men vi skal have præciseret "man". Det sker i et par hjælpespørgsmål:)

Hvilke initiativer kan kommunen tage for at fremme processen?
Hvilke initiativer kan borgere og brugere tage, og hvordan organiseres ansvaret?

Det er vigtigt, at du formulerer problemformuleringen som et konkret, fyldigt og velovervejet spørgsmål, ikke som påstande eller andre udsagn. Du skal nemlig bruge den direkte og ordret til at sætte af i, når du skal skrive din konklusion!

Du skal også være meget opmærksom på, at problemformuleringen er realistisk. Du skal have stillet hovedspørgsmål og hjælpespørgsmål så præcist, at du er sikker på at kunne besvare dem på den tid og plads, du har til rådighed.

Kom i gang - en god model

Du skal i gang med at skrive med det samme - samtidigt med, at du arbejder med emne og problemformulering. Du behøver slet ikke at gøre noget færdigt med det samme; men sørg for at få dine tanker om emne, målgruppe og formål ned på papiret så hurtigt som muligt. Så holder du dem fast og kan arbejde videre med dem.

Modellen nedenfor kan hjælpe dig gennem det meste af opstart-fasen. Udfyld alle 9 punkter med 1-2 hele, færdigformulerede sætninger - ikke bare stikord! Og giv hvert punkt sit eget afsnit. Når du har gjort det, har du skrevet hele indledningen - inklusive problemformulering og afgrænsning - og den vigtigste del af forordet (punkt 6).

Med andre ord: Du er rigtig godt i gang.

1	Mit emne er ...	Emnet - allerførst. Du kan skrive til og rette undervejs, men du skal have et ordentligt billede af det fra starten. Demokratiforestillinger i drenge- og pigebøger fra 1960'erne Forslag om virtuelt center for globale organisationer og ressourcepersoner
2	Det er et ”problem”, at ...	Problemet - det, der har sat dig i gang. En del medlemmer af den ældre generation reagerer tilsyneladende irrationelt på nutidens udfordringer og synes at finde deres idealer og referencerammer i erfaringer og påvirkninger, der ikke er alment kendte for yngre mennesker Der går viden tabt, og mange ressourcepersoner udnyttes for dårligt på grund af manglende viden
3	Det er et ”problem” for den-og-den ...	Relevansen. Hvorfor er dit emne interessant for andre end dig selv? Hvis du ikke kan forklare det, så find et andet emne! Samarbejdet i politiske organer og virksomhedsledelser gøres vanskeligere på grund af irrationelle handlings- og argumentationsmønstre hos medlemmer over en vis alder Internationaliseringen på det-og-det område bliver forsinket, og det forringer de-og-de virksomheders konkurrenceevne
4	”Problemet” skyldes ...	Arbejdshypotesen - de mulige årsager, du vil undersøge. Hidtil uforklarlige reaktionsmønstre blandt ældre beslutningstagere i det offentlige og i virksomheder kan kun forstås ud fra viden om ungdomsbøger, der blev til under indtryk af den tidlige efterkrigstid og den kolde krig Den enkelte organisationers personale ser sig selv som hinandens konkurrenter i stedet for som kolleger, der arbejder for en fælles sag
5	Jeg vil derfor ...	Problemformuleringen. De(t) spørgsmål, du vil undersøge i rapporten, og som du vil vende tilbage til - ordret! - i konklusionen. Hvilke fordele og ulemper vil et virtuelt center for globale organisationer og ressourcepersoner medføre for danske virksomheder og ngo'er? Hvilke fordele kan et sådant center tilbyde de tilknyttede organisationer og ressourcepersoner? Er der forskelle mellem virksomheders og ngo'ers udbytte og i givet fald hvilke? Hvilke ressourcer vil centret tiltrække, som derefter ikke er til rådighed for ikke-tilknyttede? Hvilke problemer kan dette udløse?
6	Rapporten skal kunne bruges af ... til at ...	Målgruppen. Hvem skal bruge rapporten? Til hvad? Dette er en selvfølge i "rigtige" rapporter. Men i skoleopgaver tæller formidlingen tit med i karaktergivningen, og så er det lige præcis dette spørgsmål, der er tale om! Rapporten skal bruges som oplæg til en konference … Desuden vil den udgøre et vigtigt bidrag til demokratiforskningen og -debatten i det post-faktuelle samfund Rapporten skal udgøre et beslutningsgrundlag for et ministerium eller en styrelse
7	Jeg vil kun beskæftige mig med ... fordi ...	Afgrænsning, fokus, synsvinkel. Her kan du argumentere med den tid og de ressourcer, du har til rådighed, og det behov, du kan begrunde i punkt 3 og 6.
8	Jeg vil bygge rapporten på ...	Dine kilder og dit empiriske materiale - hvilken litteratur og hvilket andet stof vil du bruge? Analyse af demokratibilledet i Jan-, Flemming-, Puk- og Susy-serierne - 4 udvalgte bind fra hver serie - samt en spørgeskemaundersøgelse, evt. fulgt op af et fokusgruppe-interview. Rapport nr. X fra regeringens globaliseringsudvalg, rapport nr. Y fra Dansk Industri samt en brugerundersøgelse …
9	Jeg vil gøre sådan-og-sådan ...	Praktisk fremgangsmåde og tidsplan. Du vil gennemgå de to rapporter, analysere deres anbefalinger og komme med et bud på, hvad de vil koste. Derefter vil du lave en spørgeskemaundersøgelse blandt de berørte og følge op med et fokusgruppeinterview … Rapporten skal være færdig den dato. (Husk endelig en tidsplan!)

(Modellen er fra min gamle kollega Peter Stray Jørgensens bog "Skriveklodsen", Byggeteknisk Højskole, København, 1995.)

Når du har alt dette på plads, har du skrevet det meste af indholdet i forordet og indledningen, og du har nok også samlet en del materiale. Du er godt i gang med rapporten!

Til næste afsnit