send!
Udskriv!

E-mail-etikette - fordi e-mails også er breve!

Hvorfor er tonen i breve og e-mails så vigtig? - Fordi din skrift er dit ansigt. Og jo mindre personlig håndskriften er, jo mere betyder tonen. Hvadenten du skriver breve og e-mails (emails?) privat eller på jobbet, er det værd at gøre ordentligt og få et godt sprog frem. Ikke kun for modtagerens skyld, men i høj grad også for din egen.

Af Per Salling

Det er så nemt lige at sende en e-mail. Så uhøjtideligt. Næsten som en skriftlig replik i en telefonsamtale. Klapreklapreklapre på tastaturet og klik; så er den væk fra din skærm og inde på din søsters. Skriveteknik og korrektur - hvorfor dog det? Du læser da ikke korrektur, når du snakker i telefonen, vel?

Nej. Men der er trods alt en forskel.

Præcisionen

Jeg læste for nylig om et par søstre, der havde opgivet at bruge e-mail indbyrdes. Det var vist gået lidt hurtigt med nogle af formuleringerne; den "skriftlige telefonsamtale" havde grebet om sig, og misforståelserne havde nået et omfang, så søstrene var endt på kanten af et brud.

Men en e-mail er ikke en telefonsamtale. Tonefaldet, fraseringen og muligheden for det opklarende spørgsmål: Hvad mener du med dét? - alt det mangler. Der er kun bogstaver. En sjusket formulering og en utilsigtet sarkasme eller grovhed får lov til at stå dér, helt alene og ubeskyttet.

Så nu har de to søstre "trukket stikket ud", i hvert fald i den sammenhæng. En telefon ved man da hvad er ...

Tonen

"Two weeks ago, I attended the CHI 2001 Conference on Human Factors in Computing Systems. I was sitting in a ballroom waiting for a panel to begin when Steve Krug, author of "Don't Make Me Think! A Common Sense Approach to Web Usability," walked in and sat several rows in front of me. I'd attended one of his seminars, read his book, talked about him in an article, and exchanged a few emails with him, but I'd never met him.

I moved up to his row and sat three seats away. As the panel started, I pulled out a business card and began writing a note to him to introduce myself. Simple enough, you'd think. But I wrote five drafts of that note on five business cards before I was satisfied with it.

It may have been a waste of business cards, but it wasn't a waste of time. You should have seen the smile on his face when he read it."

Ja, jeg har citeret Kathy Henning før i en lignende sammenhæng. Men det er også en helt central konklusion, hun når frem til med denne anekdote: Det er aldrig spild af tid at skrive. Det er aldrig spild af tid at gøre sig umage med at give sine ord den helt rigtige tone, hvad enten det er et brev, en e-mail eller et par ord, kradset ned på bagsiden af et visitkort. Det er aldrig spild af tid at gøre sig umage med skriveprocessen; for det handler om, hvordan modtageren opfatter dit budskab - og dig selv.

Læs mere om tone - eller etikette - i breve i al almindelighed og i e-mails i særdeleshed her.

Korrektheden

Her er en e-mail til mig fra en af mine gode venner og lejlighedsvise samarbejdspartnere i IT-branchen: Et svar på et forslag fra mig om at gøre noget på en helt anden måde end normalt.

Hej Per
Jeg er overhovedet ikke rasende, - faktisk ret enig :-) En ting kan jeg godt ikke honorere, at der er endnu mere tekst med eksempler, - tror kunderne får meget i forvejen. Der har dog skåret ned i dette i år, - og alle håber at der kan endnu mindre med næste år, - men lad os se hvor lnag vi når.
Et årsbrev fylder p.t. 7 a4 siderne (følgebrevet indregnet..) - skrevet på begge sider, så......... Og jeg SKAL holde mig i en C5 brevet pga. porto-grænser (det kosterr nemlig knapper alt 150.000 breve + 35.000 breve....)
Evt. Jørgen tager fat i dig i løbet af i morgen,- han har været med i dette med Peter og Vivian og formuleringen som den ligger nu.

Hvis du var kunde, ville du så betro din programmering til ham? Det handler om afsenderens respekt, både for sig selv og for den, der modtager e-mailen.

En e-mail er et brev

En e-mail kan leve lige så længe i modtagerens harddisk som et papirbrev i en skrivebordsskuffe. Den kan sendes videre (her skal du se, jeg har fået julehilsen fra Per - det er vist gået lidt stærkt, men ellers meget hyggeligt ...). Den kan - som alt andet, du siger og skriver - fortælle andre en hel masse om, hvordan du er.

En e-mail overbringes selvfølgelig langt hurtigere end et rigtigt brev. Men derfor tager den ikke nødvendigvis kortere tid at skrive. Den er ikke chat og ikke sms! (Så kunne du jo lige så godt tage telefonen.)

Apropos chat og sms: Hvad er forskellen mellem e-mails, chat og sms? Hvor går grænserne for, hvad man kan skrive? Og hvad gør genrerne ved vores sprog? Det ser vi på en anden gang.

E-mails eller emails?

Lad os lige få den med: Hedder det e-mails eller emails? Retskrivningsordbogen er ikke i tvivl: E-mails. Og den bestemmer!

Flere artikler om emnet:

Se også omtalen af min bog Bedre breve - bedre e-mails.


JavaScript Menu Courtesy of Milonic.com