 |
 |
|
|
Det er vigtigt at slå den rigtige tone an, når man skriver til andre. Hvordan man skriver kan være lige så vigtigt som hvad man skriver - simpelthen fordi tonen styrer læserens opfattelse af indholdet: Hvad det betyder, hvor alvorligt det skal tages, og om det overhovedet er værd at beskæftige sig med i skriveprocessen. Her er 5 tips om smukt dansk og god tone i e-mails. - Eller hedder det emails?
Af Per Salling
Det er sagt så tit, at e-mails er lidt i retning af en skriftlig telefonsamtale. Det er rigtigt for så vidt angår transmissionshastigheden. Men det er meget forkert, når det drejer sig om tonen og om den omhu, du bør lægge i at finde de rigtige ord.
Når vi taler sammen, ansigt til ansigt, har vi mange måder at nuancere budskabet på: Et smil, et glimt i øjet, en skuldertrækning, en håndbevægelse, stemmeføringen: kropssproget, lyden, følelsen af samvær ...
Snakker vi sammen i telefonen, er alt det synlige væk; men smilet kan stadig trænge igennem fra mund til øre.
Men når vi skriver, er ordene på egen hånd. De står dér, åbne for fortolkning: Hvad mener han mon med det? Hvorfor skriver han det på den måde - er der noget, han er sur over? Det var da en underlig afslutning ...
Problemet er selvfølgelig størst, når du skriver til nogen, du ikke allerede kender personligt. Det vil ofte være tilfældet, når du skriver forretningsbreve eller -mails. (E-mails på jobbet vender jeg tilbage til i en senere artikel.)
Men hvadenten du skriver på jobbet eller privat, gælder H. P. Holsts ord fra midten af 1800-tallet stadig:
"Da Brevet repræsenterer den Skrivendes Personlighed, maa han ogsaa finde sig i at bedømmes derefter. Ligesom man tidt efter den første Samtale med en Person danner sig et Billede eller modtager et Indtryk af ham, som man senere har ondt ved at forandre, saaledes gaaer det ogsaa ved Modtagelsen af Breve." (Brev-, Comptoir- og Formularbog med tilhörende Anhang - 3. Oplag 1860)
Eller som de siger på jobsøgningskurserne: Du får aldrig en anden chance til at gøre et første indtryk.
Jeg skriver 'passende' og ikke 'ordentligt' eller 'høfligt'; for hvad der er ordentligt eller høfligt afhænger helt af, hvem du skriver til.
"Kære Peter" ser måske en smule gammeldags ud i en e-mail. Men det er synsbedrag - det er stadig en venlig og brugbar indledningshilsen, ikke mindst i forretnings-mails.
"Hej Peter" er efterhånden normen blandt dem, der kender hinanden i forvejen, og kan også ses i forretnings-mails af og til. Jeg vil dog ikke ubetinget anbefale den til dét brug.
"Hyggehejsa", "Hi guys" o.l. hører absolut kun til i en snæver kreds; og "Hej gamle druksut" kan være en helt fin omgangstone mellem et par soldaterkammerater. Men er du sikker på, at den også er fin, når den dukker op på skærmen hjemme hos ham 15 år senere? Og når han videresender den til alle de andre: "Her skal I se, jeg har lige hørt fra Per, han er vist fuldkommen som dengang ..."
Skriver du en privat e-mail til et firma, er der ingen grund til at være personlig: "Kære Topdanmark" - nej, vel? Det må blive "Til Topdanmark". (Noget andet er selvfølgelig, hvis du er inde i en længere korrespondance med et firma; så kan du sagtens blive "Hej Kirsten" med din kontaktperson.)
Afslutningshilsenen skriver du fuldstændig som i dine papirbreve: Venlig/kærlig hilsen, vh, kærligst ... afhængigt af, hvem du skriver til.
Familie og nære venner kan du skrive mere personligt og fortroligt til end forsikringsselskabet eller småkagefabrikkens kundeservice. Og det skal du selvfølgelig gøre.
Men der er ingen grund til at tale mindre pænt til vennerne end til firmaerne! Pas specielt på med 'morsomheder' og sarkasmer. De kan falde naturligt ind i en samtale; men de skaber usikkerhed på skrift, fordi tonefaldet, kropssproget og øjenkontakten mangler. Og dit forhold til dine venner skal vel ikke afhænge af en usikker fortolkning af en 'smiley'?
Du skriver formodentlig ikke bare for at skrive - du vil fortælle nogen noget. Og tonen i din e-mail har betydning for, hvor alvorligt du bliver taget: Er det rent fis og ballade det her, eller er det noget, der skal læses, huskes, tages hensyn til og evt. reageres på?
Der kan være mange gode grunde til at blive sur. Men knap så mange til at lade surheden løbe af med sig på skrift.
Lad være med at skrive noget i en e-mail, du ikke ville skrive i et brev. Og lad være med at skrive noget, du ikke har lyst til at vise til andre end modtageren! En e-mail har lige så lang levetid som et fysisk brev, og den er meget lettere at videresende.
Så tag det roligt - vent evt. til dagen efter, før du skriver løs - og gå så efter en løsning på problemet i stedet for bare at få afløb for galden.
Nogenlunde korrekt, i hvert fald. Din private e-mail er selvfølgelig ikke en dansk stil, der skal bedømmes af en lærer med en rødglødende kuglepen i hånden; men det er manglende respekt for modtageren (og for dig selv og det indtryk, du gør) at trykke 'Send', før du har læst korrektur og rettet de mest oplagte slåfejl. Er du en klovn til at stave, så brug stavekontrollen; den er ret ringe, men væsentlig bedre end ingenting.
Samtidig ser du lige efter
Jo - det er også "tone"; for det er en del af det helhedsindtryk, din e-mail giver.
Folks internet-opkoblinger bliver hurtigere og hurtigere. Men de filer, vi sender rundt til hinanden, bliver altså også større og større; og der er absolut intet morsomt i at vente et minut på en e-mail med en vedhæftet - og sagen uvedkommende - animeret vittighedstegning på 1½ Mb.
Virus-risikoen gør det i det hele taget usikkert at vedhæfte alt muligt. Selv sletter jeg altid vedhæftede filer i alle andre formater end *pdf, *.doc og *.jpg uden at åbne dem, medmindre jeg har bedt om at få dem. Og der er andre som mig; så dit vedhæftede snask kan være skønne spildte kræfter!
Lad os lige få den med: Hedder det e-mails eller emails? Retskrivningsordbogen er ikke i tvivl: E-mails. Og den bestemmer!
Flere artikler om emnet:
Se også omtalen af min bog Bedre breve - bedre e-mails.