E-mails og breve fra "det offentlige" til borgere og kunder - 3

Hvem er du - i embeds medfør? Og hvem skriver du til?

Af Per Salling

  1. Retorik til hverdagsbrug
  2. Det vi skriver - og måden vi skriver det på
  3. Hvem er du - i embeds medfør? Og hvem skriver du til?
  4. Korte og overskuelige sætninger
  5. Aktivt og konkret sprog
  6. Den gode e-mail
  7. Justitsministeriets vejledning nr. 224

Hvad enten det drejer sig om breve, indkaldelser, vejledninger eller andre former for information, er det vigtigt at tænke på modtageren som et almindeligt menneske af kød og blod. Og husk, at det er du også selv.

Det er som nævnt de færreste af dem, vi skriver til, der har forudsætninger for at forstå det særlige fagsprog, som bruges blandt professionelle i den offentlige forvaltning. Det er også de færreste, der er vant til at læse lange, komplicerede sætninger eller kompakte og tætskrevne tekster. Og - for at sige det rent ud - det er de færreste af os selv, der er i stand til at skrive den slags uden at begå sproglige fejl.

"Direktoratet", "kontrollen", "vi" og "jeg"

Det virker uvenligt og upersonligt at bruge de gammeldags formuleringer som fx Det skal herved meddeles og Man kan ikke give tilladelse til. Din læser får indtrykket af, at du helst vil "putte dig" bag organisationen. Det gør du faktisk også - for holdningen bag den slags formuleringer er lige præcis, at "jeg er ikke mig - jeg er udelukkende en del af en organisation". Men det er jo netop ikke idealet for den moderne embedsmand m/k! Du forventes at træde frem som repræsentant for organisationen - det menneskelige ansigt.

Se fx på brugen af vi og jeg. Det føles tit som det mest naturlige at skrive vi. Det omfatter "forvaltningen", "kommunen" eller "sygehuset". Men i en situation, hvor du selv træder frem - fx som den, der underskriver og sender en høringsskrivelse, har vedlagt nogle bilag og evt. kan ringes til - er det mer naturligt at bruge jeg og mig.

Og formerne kan sagtens blandes: Ved et kontrolbesøg på adressen Mosby Stræde 23 den 1. november 2010 bemærkede medarbejderne fra Teknisk Forvaltning ... Vi har efterfølgende konstateret, at ... Jeg skal derfor bede dig om at ... Hvis du har spørgsmål til dette, er du velkommen til at kontakte mig på ...

De eller du?

På dette punkt er det helt umuligt at give éntydige retningslinjer. Men her er nogle tommelfingerregler:

Husk altid det gamle ord: Hvis du er tæt på den, du taler med, så har du ikke behov for at råbe højt.

Så tænk. Lyt. Brug din sunde fornuft og dit lokalkendskab. Opfat det som en dans, hvor den anden fører. Men kun frem til det tidspunkt, hvor tonen bliver grov - dér står du af.

Dig selv og din modtager - der er altid et menneske i hver ende af en kommunikation.

Til afsnit 4


JavaScript Menu Courtesy of Milonic.com