Rapporter - skriveproces og skriveteknik

Rapporter er så meget. Fysikrapporter, projektrapporter, undersøgelsesrapporter. Materialerapporten i 5. semester, seminar-rapporten ved 3. årsprøve og døgnrapporten i morgen tidlig. Fælles for dem er, at du skal samle noget stof sammen, organisere og bearbejde det og præsentere det for en målgruppe. Og det er ikke den store kunst – det er et håndværk, der kan læres. Her er et par tips til, hvordan du kan gribe tingen an.

Af Per Salling

Hvad er en rapport?
Sådan skriver du en rapport
Links og litteratur om rapporter

Hvad er en rapport?

En rapport er noget helt andet end en "stil", "opgave" eller "artikel" - noget helt andet end et "essay" eller et "læserbrev". En rapport er en faglig og saglig, systematisk samling af konkrete informationer på ét sted, kommenteret efter rapportens formål. Altså:

faglig (dvs. relevant og ikke uvedkommende)
saglig (dvs. troværdig, dækkende og neutral – i både udvalg, redigering og kommentering)
samling (dvs. udvalgt blandt al mulig anden information af dig til at belyse netop det emne, du har valgt – eller er blevet bedt om – at belyse)
konkrete informationer (dvs. kontante, reelle facts)
på ét sted (dvs. umiddelbart og let tilgængeligt for læseren – let at læse, let at forstå, let at overskue – som regel på papir, men mere og mere også elektronisk)
kommenteret efter rapportens formål (dvs. begrundet, forklaret og konkluderet på, så rapporten er umiddelbart brugbar for målgruppen)

Der er 2 slags rapporter:

Den beskrivende og forklarende rapport, der fremlægger en række givne data og - som regel - forklarer dem: Fx en rapport, der beskriver lønforskellen mellem mænd og kvinder og kommer med en årsagsforklaring
Den undersøgende og problemafklarende rapport, der undersøger et bestemt problem og kommer med en løsningsmodel - fx en rapport, der undersøger årsagerne til lønforskellen mellem mænd og kvinder og fremlægger en stribe alternative løsningsmodeller.

Der er altså groft sagt synsvinklen til forskel på de to typer. Det skal du tage hensyn til i din skriveproces

Afsender, målgruppe og formål

Hvem er rapporten fra? Hvem er den til? Hvad skal den bruges til? De 3 spørgsmål skal du tænke igennem, før du tager fat for alvor.

Skriver du som elev eller studerende, er målgruppen formodentlig lærer eller censor, og formålet er at vise dem, at du ved noget om emnet og kan skrive en rapport – dvs. sætte dig ind i et stof og formidle det. Men rapporten vil som regel også have karakter af en fiktiv virkelig rapport i en eller anden tænkt erhvervsmæssig sammenhæng. Find ud af, hvad spillet går ud på, og levér varen!

Er du på jobbet, er målgruppen enten kolleger, chefen eller en kunde, og formålet er typisk at forsyne dem med baggrundsviden til selv at foretage sig noget: Komme videre med egne opgaver, træffe beslutninger… Her er det lige så vigtigt at finde ud af, hvad modtageren skal bruge, så du kan levere varen præcist.

I begge tilfælde er det vigtigt, at du gør det let for læseren at læse din rapport. Lærer og censorer bliver glade, og det trækker næppe ned i karakteren. Eller: Kolleger, chef og kunde bliver glade, og det er heller ingen skade til på jobmarkedet.

Se din læser for dig

Derfor skal du se din læser for dig! At skrive handler altid om at fortælle noget til nogen, og defor er du simpelthen nødt til at forestille dig din læser helt fysisk, når du skriver. (Eksempel: En fremmed censor, midaldrende mand med skæg, pibe, nysgerrige øjne bag brillerne, en smule hængerøv i fløjlsbukserne – eller hvad du nu foretrækker.)

Hvis du glemmer at se læseren for dig som et konkret menneske, risikerer du at falde ned i stoffet og ”drukne”. Så bliver resultatet en ophobning af informationer, der er struktureret efter din egen interesse i stedet for modtagerens behov. Du glemmer, hvad du vil fortælle til hvem.

Sådan skriver du en rapport

”En rapport er en faglig og saglig, systematisk samling af konkrete informationer på ét sted, kommenteret efter rapportens formål.” - Men hvordan skal netop din rapport være?

Hvad går opgaven ud på?

Når opgaven er stillet af andre: Læs opgaveformuleringen grundigt igennem. Du skal levere den vare, du bliver bedt om – ikke noget andet, hverken mere eller mindre. Hvis opgaven ikke er formulere præcist, så tal med den, der har stillet opgaven (eller præcisér den selv, hvis det er en del af opgaven at gøre det).
Når du selv skal formulere opgaven: Formulér den helt igennem, så du ved, hvor du vil hen. (Hvem er den fra? Hvem er den til? Hvad skal den bruges til?)

Problemformulering - en god model

Et vigtigt råd er, at du skal begynde at skrive så hurtigt som muligt. Og et rigtig godt sted at begynde er det sted i indledningen, hvor du fortæller, hvad du vil fortælle til hvem – og hvorfor: Problemformuleringen. Du behøver ikke at gøre den færdig med det samme; men sørg for at få dine tanker om emne, målgruppe og formål ned på papiret så hurtigt som muligt. Dem skal du nemlig bruge senere.

Denne model har jeg ikke selv fundet på – den bygger på den model for problemformulering, min gamle kollega på Byggeteknisk Højskole Peter Stray Jørgensen i sin tid brugte i undervisningen i rapportteknik dér.

1. Mit emne er ...	F.eks. arbejdstitlen på din rapport Valg af gulvbelægninger til kontorbyggeri på Violparken 12 Forslag om virtuelt center for globale organisationer og ressourcepersoner
2. Det er et ”problem”, at ...	Udgangspunktet – det, der har sat dig i gang Ikke alle gulvbelægninger er lige velegnede til brug overalt Der går viden tabt, og mange ressourcepersoner udnyttes for dårligt på grund af manglende viden
3. Det er et ”problem” for den-og-den ...	Hvad kan din rapport bruges til, og af hvem? Hvis du ikke kan forklare det, så find et andet emne! Valg af forkerte gulvbelægninger under projekteringen kan medføre øgede vedligeholdelses- og rengøringsomkostninger og evt. kortere levetid, altså øgede udgifter for bygningens ejer Internationaliseringen på det-og-det område bliver forsinket, og det forringer de-og-de virksomheders konkurrenceevne
4. ”Problemet” skyldes ...	De mulige årsager Producenterne af gulvbelægninger fremhæver de gode egenskaber ved deres produkter og går let hen over de svage sider Den enkelte organisationers personale ser sig selv som hinandens konkurrenter i stedet for som kolleger, der arbejder for en fælles sag
5. Jeg vil derfor ...	Hensigten med din rapport: At undersøge, beskrive, analysere, finde forklaring på, vejlede ...
6. Rapporten skal kunne bruges af ... til at ...	Hvem skal bruge rapporten? Til hvad? (Det virker måske lidt fortænkt i en skoleopgave, men det gør din løsning langt bedre, at du tænker det igennem!) Bygherren skal træffe et valg ud fra de oplysninger og den rådgivning, der her bliver lagt frem Rapporten skal udgøre et beslutningsgrundlag for et ministerium eller en styrelse
7. Jeg vil kun beskæftige mig med ... fordi ...	Afgrænsning, fokus, synsvinkel: Her kan du argumentere med den tid og de ressourcer, du har til rådighed, og det behov, du kan begrunde i punkt 3 og 6

Stoffet: Der er 3 slags

Når du har problemformuleringen på plads, har du nok skrevet det meste af indledningen, og du har samlet en del materiale.

Men du skal være opmærksom på, at der er 3 slags stof på biblioteket, på internettet, eller hvor du nu søger:

Selve stoffet - det, du fortæller (om), og som du skal lægge frem og kommentere. Sørg for, at det er fagligt i orden, sagligt neutralt (ellers må du i det mindste kommentere det) og konkret.
Vigtig baggrundsviden – noget, der egentlig ikke indgår i din fortælling, men som læseren har brug for at vide for at kunne følge dig. Sørg for, at det bliver holdt fri af hovedteksten, fx i et bilag.
Det, der ikke kommer sagen ved, og som skal skæres væk, uanset hvor spændende eller interessant det er. Hvis det falder udenfor i din afgrænsning – punkt 7 i problemformuleringen – så skal det væk! Du kan højst referere til det i en enkelt sætning: ”Jeg har valgt ikke at beskæftige mig med ... fordi ... Men der ligger nogle spændende kilder, som man evt. senere kunne ...”

Disposition

Er der stillet formelle krav til rapporten fra den, der har givet dig opgaven? Er der krav om en bestemt struktur? Vil man fx have et resumé og evt. konklusionen forrest i rapporten? Eller vil man netop ikke? Hvis der er formelle krav, skal du selvfølgelig opfylde dem.

Hvis der ikke er formelle krav, vil jeg foreslå den disposition, der fremgår af rækkefølgen nedenfor.

Hvad indeholder de forskellige dele af rapporten?

En rapport har 2 typer indhold: Selve det faglige indhold og "serviceafsnittene", som hjælper læseren med at finde rundt i den. Det hænger sådan sammen:

Serviceafsnit 1

Forside	I hvert fald titel, formål/anledning, forfatter, dato. Er det en skolerapport, så oplys skole og klassetrin.
Resumé	Resumeet er en kort oversigt over den faglige gennemgang og konklusionen (se nedenfor). Det bør indledes med en meget kort redegørelse for emnet, afgrænsningen og synsvinklen. Formålet er kun at fortælle læseren, hvad han kan bruge denne rapport til. Resumeet kan måske finde plads på forsiden, evt. i en "boks".
Forord	Forordet handler om rapporten (i modsætning til indledningen, der handler om stoffet): Hvad er formålet med rapporten? Hvordan er den afgrænset? Hvad kan den bruges til? Hvor har du fortrinsvis stoffet fra?
Indholdsfortegnelse	Rapportens overskrifter og evt. under-overskrifter skal stå i indholdsfortegnelsen præcis som inde i rapporten! Pas på med detaljeringsgraden; en rapport på 10 sider skal ikke have 2 siders indholdsfortegnelse. 2 niveauer er som regel OK, men 3 kan være nødvendige i meget store rapporter.

"Hoved, krop, hale"

Indledning	Indledningen handler om stoffet (i modsætning til forordet, der handler om rapporten): Den faglige baggrund, problemstillingen, den arbejdsmetode du har valgt - og hvorfor ("arbejdshypotese").
Den faglige gennemgang	Her er kernen så: "...en faglig og saglig, systematisk samling af konkrete informationer på ét sted, kommenteret efter rapportens formål." Hvad er formålet med din rapport? (Læs dit forord én gang til!) Beskrivelse - vurdering - instruktion - anbefaling... dit udvalg af stof, din kommentar og din analyse skal være formålstjenlig i forhold til din problemformulering. Du skal svare på det spørgsmål, som du selv, din chef, kunde eller lærer har stillet. Og kun det.
Konklusion	Selve konklusionen (hvad er du kommet frem til?) Argumentation for den (kan man regne med, at den holder - og hvorfor?) Dens brugbarhed (hvad fører din konklusion til?) Dens konsekvenser (hvad bør hvem bruge den til - nu?)

Serviceafsnit 2

Noter	Der er en tradition for at anbringe noter i et særligt noteafsnit lige bag teksten. Men noter bør som hovedregel stå som fodnoter på den relevante side inde i rapporten. Det er jo dér, læseren har brug for dem.
Ordforklaring	Ordforklaringer bør helst være unødvendige. Er du nødt til at bruge fagudtryk, læseren ikke kan forventes at kende, er det god service at forklare dem, første gang de dukker op, og derefter samle ordforklaringerne i et afsnit sidst i rapporten.
Evt. stikordsregister	Stikordsregistret er en alfabetisk liste over vigtige emner og begreber - med sidetal, så læseren let kan finde netop det, han har brug for. Stikordsregistret skal være meget udførligt for at være brugbart, og der bør være dobbeltopslag - du ved jo ikke, om læseren vil søge på "tegnsætning", "komma" eller "grammatisk komma". I rapporter på under 10-15 sider er en udførlig indholdsfortegnelse bedre end et stikordsregister.
Kilde- og litteraturfortegnelse	Kildefortegnelsen er obligatorisk! Du skal altid gøre rede for, hvor du har dine oplysninger fra. Listen opstilles alfabetisk, som regel efter forfatterens efternavn (firmaets navn, hvis det er en firmaoplysning, fx en statistik fra Gallup). Internetsider kan du opstille i en liste for sig selv. Der skal være oplysninger nok til, at læseren kan finde frem til din kilde: Ved bøger årgang, forlag/udgivelsessted og sidetal, ved tidsskrifter titel, årgang, nummer og sidetal, ved internetsider den præcise adresse.
Bilag	Bilagene er egentlig ikke en del af rapporten - de er jo netop noget, der er bilagt (vedlagt). Så de kommer allersidst. De bør nummereres, så de er lette at henvise til inde fra rapporten. (Har du bilag, der ikke refereres til inde fra rapporten? Skal de så overhovedet være der?) Hvis der er mere end 2-3 bilag, bør du have en bilagsfortegnelse forrest i bilagsafsnittet.

Redigering, kommentarer og konklusion

Det er sjældent nok at lægge de rå informationer frem. De skal

redigeres - dvs. forkortes loyalt, have vigtige afsnit fremhævet osv.
kommenteres - dvs. fortolkes, så læseren umiddelbart kan se, hvad netop denne information kan bidrage med
konkluderes på - dvs. ses i sammenhæng med de andre informationer, du har trukket frem.

Læseren skal kort sagt have at vide, hvorfor disse informationer er udvalgt, hvad de siger hver for sig, og hvad man får at vide ved at se dem i sammenhæng. Og det arbejde er dit - ikke læserens!

Sproget

Jeg har skrevet om at skrive i flere andre sammenhænge, så det springer vi let over her. Hovedreglerne er, at dit sprog skal være

aktivt - det hedder ikke ”Det skal i denne rapport dokumenteres, at...” men ”Jeg (eller vi) vil i denne rapport dokumentere, at...” - se "Passivt sprog og aktivt sprog" .
enkelt - det hedder ikke "Anlægges der et udviklingspsykologisk perspektiv, og vender man sig til de mindre børns verden, tegner der sig det billede, at de mht. udtalen fortrinsvis henter deres mønstre blandt kammerater..." men "Hvis vi ser nærmere på de mindre børns sproglige udvikling, opdager vi, at de..." - se "Bullshit!" og "Mere bullshit!" .
korrekt - der er hverken stavefejl eller grammatiske fejl (fx kommafejl) - se "En viskdenbaleig unsdelrøgelse om stanving" og "Dansk komma" .

Fagsprog er selvfølgelig i orden, hvis du skriver til fagfæller. Men fagsprog skal bruges med omtanke; og det skal enten undgås eller forklares, hvis du skriver til andre!

Skriveprocessen

Selve det at skrive har jeg været inde på i andre sammenhænge. En dag vil jeg vende tilbage til det mere grundigt; men indtil da må du nøjes med, hvad jeg har skrevet i "Skriv FØRST, redigér BAGEFTER" , "5 grunde til at skrive hurtigt" og i "Dansk stil og det, der ligner" - og med, hvad alle de andre har skrevet om emnet.

Links og litteratur om rapporter

De fleste uddannelser har kurser i rapportteknik og som regel også sider om emnet på deres webside. Prøv selv at google på "bedre rapporter" "skrive rapport" o.l. - her er 2 meget forskellige eksempler på, hvad du kan finde:

Hvis du er ude i noget større - et speciale, fx - er her en glimrende side, som jeg selv ville have haft stor glæde af, hvis den havde eksisteret, da jeg skrev speciale: www.skrivspeciale.dk

Håndbog i Nudansk har en kort og udmærket gennemgang af de formelle krav til rapporter; og den har en god litteraturliste, hvis du vil studere emnet nærmere.