send!
Udskriv!

PowerPoint på den rigtige måde

PowerPoint er som sex: Det er kommet for at blive. Det kan dyrkes overalt; men det anses almindeligvis for upassende at gøre det. Og så er det sjovere at gøre selv end at kigge på. - Men hvorfor har PowerPoint fået sit dårlige ry? Hvad duer programmet overhovedet til, og hvad duer det ikke til? Og hvad kan du selv gøre for at gøre dine præsentationer bedre? Her er - ikke en vejledning, men et par gode råd om PowerPoint på den rigtige måde.

Af Per Salling

For en del år siden deltog jeg i et seminar i Dansk Markedsføringsforbund. Det handlede om "direct mail"-markedsføring, altså den slags reklame, hvor man skriver et "personligt" brev til kunden.

Den ene fremragende tekstforfatter efter den anden kom med sin præsentation med punkter, grafer, "Husk" og "Lad være med" og enkelte tekstbidder som eksempler. Og som den allersidste kom en jurist fra Forbrugerrådet med et gammelt, slidt ringbind med transparenter og 64.000-kronersspørgsmålet: Har I stadig en OH-projektor?

Det havde de heldigvis. For med sine fotokopierede plastik-ark kunne hun det, PowerPoint-jonglørerne havde givet op overfor: Vise hele, konkrete eksempler fra den virkelige virkelighed: Her er et brev, der er ulovligt, fordi ... Her er et, der er lige på grænsen, fordi ...

Dét rykkede. Og jeg lærte noget om, hvad PowerPoint duer til - og ikke duer til.


PowerPoint er tænkt som præsentationsværktøj, men bruges reelt i 3 funktioner: Som "tænkeværktøj" (til brainstorming), som skriveværktøj og som præsentationsværktøj.

PowerPoint som brainstorming-værktøj

PowerPoint som skriveværktøj

PowerPoint som præsentationsværktøj (og som magtmiddel)

Hvad skal man så mene og gøre?


PowerPoint som brainstorming-værktøj

brugt på den rigtige måde er PowerPoint et glimrende brainstorming-værktøj. Man bliver presset til at tænke i korte fraser og til at opdele og strukturere præcist; og man bliver kraftigt tilskyndet til også at tænke hierarkisk:

Men det er samtidig en svaghed. For resultatet af anstrengelserne bliver lineært, fuldstændig som indholdsfortegnelsen i en lærebog. Noget kommer først, andet bagefter. Der er ingen reel mulighed for at vise tværgående sammenhænge. Og hvis der er mere end 2 niveauer, forsvinder overblikket som dug for solen.

Resultatet er, at PowerPoint ikke kun fungerer som et pænt jakkesæt - en pæn og ordentlig måde at strukturere og fremlægge tanker på - men også som en spændetrøje: En pedantisk, firkantet måde at strukturere information på, som styrer, hvordan stoffet organiseres, og hvor meget der overhovedet kan inddrages.

Det er helt naturligt. Programmet er jo ikke fra begyndelsen tænkt som brainstorming-redskab, men slet og ret som noget, der kunne knalde dagsordenen for et møde op på en skærm og derfra ud på en printer. Men det bliver altså et problem, hvis programmet fører til en begrænsning i den måde, vi anskuer verden på. Virkeligheden er jo ikke lineær!

PowerPoint vs. mindmaps

Før PowerPoint havde vi mindmaps. Nogle af os, i hvert fald. (Nogen har det forhåbentlig endnu.) Og mindmaps er et fortrinligt værktøj til brainstorming - langt bedre end PowerPoint. Det vil jeg vende tilbage til i en anden artikel.

(Hvad er et mindmap? Se en kort og god beskrivelse af princippet på Undervisningsministeriets gamle "Lær IT"-side: Mind mapping )

PowerPoint som skriveværktøj

Støttende

PowerPoints store styrke er, at programmet - brugt på den rigtige måde - kan hjælpe med at ordne et stof, fordi det insisterer på en struktur. (Den støtte kan selvfølgelig ignoreres af tilstrækkeligt dårlige skrivere; men det er jo ikke programmets fejl.)

Og skulle du være i tvivl om, hvad du skal skrive, kan du få hjælp af "Guiden Autoindhold" - den indbyggede hjælpefunktion, der ikke kun sætter præsentationen op for dig, men også næsten skriver indholdet. I den danske version er der 23 præfabrikerede præsentationer - fra "Forslag til strategi" til "Takke en taler" -, og jeg har forsøgt mig med én af dem her. "Forslag til strategi". Det tog mig 25 sekunder af lave præsentationen; og det tog kun så længe, fordi jeg selv var nødt til at taste mit navn og præsentationens titel ind. 4 klik på "Næste" og ét på "Udfør" - that's all!

-Den er selvfølgelig ikke færdig. Men der ligger et fuldt udbygget forlæg, som jeg kan rette og tilføje i, blive inspireret af osv. Det vil sige, at al skriveblokerings moder, "angsten for det hvide papir", er elimineret.

Netop "Guiden Autoindhold" er noget af det mest latterliggjorte ved PowerPoint, fordi tanken er så tåbelig: At et computerprogram kan rumme præfabrikeret indhold til enhver tænkelig situation. (Og den er efter sigende også opstået som en intern vittighed hos Microsoft.) Men hvis man nøjes med at se guiden som en eksempelsamling, der viser, hvordan nogle typiske præsentationer eventuelt kan bygges op, er funktionen egentlig ikke så tosset. Der følger jo også en kogebog med, når du køber en ny mikrobølgeovn - ikke?

Begrænsende

Svagheden er spændetrøje-effekten, som opstår, når man ikke kan abstrahere fra PowerPoints strukturerende "vilje" (eller fra Autoindholdets forlæg). Og det går helt galt, hvis man efterhånden bliver så vant til den måde at se verden på, at man accepterer den som den eneste mulige. For foredraget skal jo fremlægges som en præsentation. Det forlanger chefen / kollegerne / kunden / de studerende ...

Men hvad nu, hvis noget er for komplekst til at kunne præsenteres? Skal det forsimples - eller udelades?

I en stor artikel, "Absolute PowerPoint - can a software package edit our thoughts?", i The New Yorker 28. maj 2001 gennemgår Ian Parker en del af programmets historie og kritikken imod det. Han citerer bl.a. en sociologi-professor fra Stanford University, Clifford Nass:

"'I hate to admit this,' Nass said,'but I actually removed a book from my syllabus last year because I couldn't figure out how to PowerPoint it. [...] When I read this book, I thought, My head's filled with ideas, and now I've got to write out exactly what those ideas are, and - they're not neat.' He couldn't get the book into bullet points; every time he put something down, he realized that it wasn't quite right. Eventually, he abandoned the attempt, and instead of a lecture, he gave his students a recommendation. He told them it was a good book, urged them to read it, and moved on to the next bullet point."

Prøv selv at sætte fx Tor Nørretranders' "Mærk verden" på 'bullet points'; så ved du, hvad manden mener.

Ikke-begrænsende

Næsten lige så slemt er det, når en taler bruger PowerPoint til en slags tekstbehandling, hvor store dele af foredragets brødtekst bliver skrevet ind: Når han både ignorerer programmets støttende og dets begrænsende sider.Det kommer der nogle urimeligt lange og uoverskuelige præsentationer ud af.

Eksempel 2 er side 46-50 af en præsentation på 69 sider om "dialogmarkedsføring" - altså markedsføring, der bl.a. bygger på oplysninger, kunderne giver ved at udfylde spørgeskemaer. Målgruppen er firmaets sælgere i marken, og lejligheden er det årlige "Nu skal vi ud og sælge sand i Sahara"-stævne.

Den slags monsterpræsentationer er der meget at sige om. Den tidligere amerikanske hærminister Luis Caldera konstaterede fx, at de gjorde det sværere at få kongressens medlemmer i tale: "People are not listening to us because they are spending so much time trying to understand these incredibly complex slides."

Det er en vigtig pointe. For hvad er egentlig formålet med præsentationen: At få tilhørere og tilskuere til at forstå noget - eller at få dem til at acceptere noget, de ikke kan overskue og forstå?

"The Rules Of Seven"

En amerikansk softwareproducent introducerede for en del år siden "The Rules Of Seven" til internt brug, og de er simpelthen for gode til ikke at bringe videre:

Hvis du kan tilføje det regelsæt til din værktøjskasse, så er du på vej frem mod en helt ny overskuelighed.

PowerPoint som præsentationsværktøj og som magtmiddel

"Before there were presentations, there were conversations, which were a little like presentations but used fewer bullet points, and no one had to dim the lights." Sådan indleder Ian Parker "Absolute PowerPoint".

Årsagen er selvfølgelig, at PowerPoint ikke kun er et redskab til at skrive ord og formatere dem med. Det er et middel til at styre en situation og en forsamling med - eller med Ian Parkers ord "a software you impose on other people".

Tænde for projektoren

Studerende og elever har altid været glade for at få lektionens struktur foræret. I gamle dage var det en dagsorden skrevet med kridt ude i tavlens ene side eller et stykke plastik på OH-projektoren. I dag er det en præsentation.

På nogle læreanstalter forlanger de studerende ligefrem at få forelæsningerne i PowerPoint-format. Så kan man "koncentrere sig om at høre efter" - man behøver ikke tage noter, for man kan downloade hele herligheden, når man kommer hjem.

Det kan være praktisk nok, og det har vel også en strukturende effekt, som i hvert fald nogle lærere kan have glæde af. Men hvad sker der med undervisningsforløbet?

Et præsentation er meget velegnet til at gennemgå et sagsforhold, i hvert fald i hænderne på én, der kan bruge værktøjet fornuftigt.

Men den er uegnet til diskussion, problematisering og elevaktiverende undervisning. Dels er verden ikke så simpel, at den kan rummes i en punktopstilling, og dels kommer de enkelte dias nu engang slavisk i den rækkefølge, taleren har forberedt. (Man kan selvfølgelig begynde at bladre frem og tilbage i sin præsentation for at finde lige dén graf, der bliver spurgt efter et kvarter for tidligt; men det er en rædselsfuld idé, for tilhørerne mister lynhurtigt tråden og overblikket.)

Alt i alt: Så længe showet kører, er taleren uindskrænket despot. Magten ligger i musen - magten til at bestemme, hvad der snakkes om, hvilke emner der er relevante at tage op undervejs, og hvor hurtigt man skal gå frem.

Og der er et passiviserende element mere: Tilhørerne ved, at hele foredraget/forelæsningen ligger som "hand-out" - også kaldet "throw-away" - ved udgangen eller kan hentes på nettet bagefter. Man kan altså spare sig den koncentration, der ligger i at skulle tage sine egne noter. Men er den ikke en uundværlig del af selve det at lytte, opfatte og forstå?

Også i mange forretningsmæssige sammenhænge er præsentationerne så selvfølgelige, at det virker useriøst at dukke op uden en taske fyldt med projektor og kabler, der liiige skal hægtes sammen med den bærbare, og lad os nu se, om det virker, det gjorde det i hvert fald i aftes ...

Og konsulenten snakker og viser lysbilleder, og kunden sidder og tripper utålmodigt efter det øjeblik, hvor man kan komme til at spørge ind til sagens kerne. Det kan man nemlig ikke, mens showet kører; for lige netop dét spørgsmål kommer vi altid til om ca. 13 dias.

Slukke for projektoren

Despotiet og den forudbestemte struktur kan selvfølgelig sættes ud af kraft, når som helst taleren synes, så en "normal" envejskommunikation med mulighed for respons kan opstå. Han eller hun behøver bare slukke projektoren af og til - og det er en fremragende idé.

Indholdets kvalitet

Indholdets kvalitet er ikke noget, jeg vil komme nærmere ind på her. Det siger sig selv, at enhver præsentation står og falder med kvaliteten.

Med andre ord: De, der tror, at et dårligt foredrag kan peppes op med en gang PowerPoint, er bagud på point fra starten.

Hvad skal man så mene og gøre?

PowerPoint kan hæve kvalitetsbunden i en fremlæggelse ved at synliggøre (og dermed insistere på) en vis struktur; og det er godt, specielt for uøvede og mindre gode foredragsholdere og lærere. Men programmet kan også sænke loftet, hvis man ikke passer på, fordi rammerne bliver for snævre og kommunikationen for ensidig; og det er ikke godt.

Hvis præsentationen i realiteten erstatter din fremlæggelse i stedet for at supplere den - hvis dine dias bliver hovedsagen og din egen rolle bliver reduceret til at kommentere flimmershowet på den hvide væg - så er den gal. For så har du glemt den mest basale regel for enhver fremlæggelse: Respekten for tilhørerne.

Vejen frem - hvad du kan og bør gøre

Livet er for kort til dårlige præsentationer. Hvadenten de er store og uoverskuelige eller bare kedelige, er de ødelæggende for tilhørernes opmærksomhed. Og dermed er de spild af både din og dine tilhøreres tid, fordi udbyttet ikke bliver, hvad det burde være.

Derfor:

Derefter bruger du PowerPoint på den rigtige måde, nemlig til at vise alt det, du i praksis ikke kan udtrykke mundtligt, eller som det er helt centralt at få banket fast: En disposition for hele fremlæggelsen, en synliggørelse af strukturen (afsnitsoverskrifter), de centrale fænomener eller begreber i fremlæggelsen, enkelte udvalgte diagrammer.

Tving dig selv til at eksperimentere med "The Rules Of Seven". Det lykkes nok ikke hver gang; det gør det i hvert fald ikke for mig. Men det tvinger dig til nogle nødvendige tanker om, hvad dine tilhørere skal læse på den hvide væg - og hvad de skal høre dig sige, mens du ser dem ind i øjnene.

Grundvilkåret for kommunikation

Grundvilkåret for al kommunikation er, at du har to mulige rum at møde dine tilhørere i:

Hvis du kan opnå det private rums nærhed under din fremlæggelse, er du nået langt. For som man siger: Når du er tæt på den, du taler med, er der ingen grund til at råbe.


Artikler om beslægtede emner:


Boksen

  1. Find en lang præsentation frem. Det skal være en, du selv har skrevet - du skal vide, hvad der skal siges til hver enkelt punkt under præsentationen.
  2. Ret den igennem efter "The Rules Of Seven". Først antal punkter pr. side, derefter antal ord pr. punkt.
  3. Husk: Præsentationen rummer stikord og huskeord - selve "brødteksten" skal ligge i dine talte ord.
  4. Hvis præsentationen er meget lang, så undersøg, om det giver mening at underinddele den i afsnit eller kapitler, hver på højst 7 sider.
  5. Afprøv præsentationen på en kollega, studiekammerat eller ven. Læg mærke til, om det nu er lettere end før at holde kontakten med dit publikum - at fastholde opmærksomheden.


JavaScript Menu Courtesy of Milonic.com