E-mails som juridisk dokumentation

Juridisk sondrer man mellem skriftlige og mundtlige meddelelser. Og da E-mails jo ikke er mundtlige, er de skriftlige. Det vil sige, at i det omfang en e-mail kan dokumenteres, er den ligeberettiget med papirbreve som dokumentation.

Af Per Salling

Den juridiske gyldighed af e-mails har været meget diskuteret tidligere, men det er ikke længere et aktuelt problem.

I dag accepteres e-mails i praksis som dokumentation på lige fod med breve, når bare de kan dokumenteres ved hjælp af udskrifter e.l. For eksempel skriver Rigsrevisionen på sin hjemmeside: "E-mails sendt til Rigsrevisionens officielle postkasse rigsrevisionen@rigsrevisionen.dk bliver modtaget og behandlet som al anden post." Digital signatur er kun et krav, når man sender fortrolige oplysninger.

Det betyder selvfølgelig, at du skal være lige så omhyggelig med, hvad du skriver i e-mails, som med, hvad du skriver i et brev. Og du skal passe lige så godt på adgangen til din e-mail-konto som på din underskrift!

Tjek dato og klokkeslet på din pc!

Når udskriften af en e-mail kan bruges som et "dokument", er det selvfølgelig vigtigt, at alle oplysningerne er korrekte - ikke bare dem, du har skrevet, men også de automatisk vedhæftede.

Først og fremmest skal du være opmærksom på, at dato og klokkeslet er indstillet korrekt på din pc. Er din pc fx et døgn bagud, ankommer dine e-mails langt nede i modtagerens indbakke. Og er den forud, risikerer du, at dine ansøgninger eller tilbud vil være fremdateret efter fristens udløb; og den dato vil stå i e-mailen og følge den, selv om den i virkeligheden er ankommet rettidigt.

Hvis du bruger autosignatur (automatisk afsenderadresse), skal du også huske at holde den opdateret, hvis du skifter adresse og telefonnummer m.m.

Boksen

  1. Tjek dato og klokkeslet på din pc. Ret dem, hvis de ikke passer.
  2. Bruger du autosignatur, så tjek, at oplysningerne passer.
  3. Bruger du ikke signatur, så opret en nu: Fulde navn, e-mail-adresse, evt. hjemmeside, evt. telefonnummer. Du behøver ikke at bruge den som autosignatur, så den kommer med hver gang. Men husk altid at sætte den ind i "rigtige breve", fx ansøgninger, e-mails til kommunen og forsikringsselskabet samt til folk, du ikke kender.

JavaScript Menu Courtesy of Milonic.com